史上最強整理術

前言　力行「七大絕對守則」，變身整理達人…2

守則1　掌握文件存放位置的習慣術
重點1　關鍵不在於好不好看，而是能一拿就到手…10
重點2　以「整理出完美的環境」為目標是沒有用的…12
重點3　在工作結束時，把桌面還原為淨空狀態…14
重點4　桌上不要放置與手邊工作無關的物品…16
重點5　備忘錄集中管理在一本筆記本中…21
重點6　憑藉「區域劃分」，可以掌握文件位置…27
重點7　檔案櫃裡的「區域劃分」不要細分…31
重點8　文件一重疊起來就會陷入失蹤的狀態…35
重點9　對辦公桌抽屜導入適得其所的收納法…37

守則2　將新文件確實分類的習慣術
重點1　送來的文件馬上處理就可以挪出時間…42
重點2　養成當場處理事情的習慣…44
重點3　容易往後挪的事情其實通常很快就能做好…46
重點4　掌握作業所需的時間…48
重點5　棘手的問題不要延後處理…50
重點6　俐落分類文件的「兩層式公文架分類法」…52
重點7　既簡單又能馬上拿到手的「嶄新歸檔術」…57
重點8　分類的判斷要迅速而有意識地完成…61
重點9　為了歸檔位置而煩惱時的解決對策…63
重點10　以「艾森豪四分法」來整理所有東西…67

守則3　每天進行管理與檢查的習慣術
重點1　「等有時間再來……」就一輩子做不完了…72
重點2　養成每天管理、檢查的習慣…74
重點3　做點小整理來獲得成就感…76
重點4　提早十分鐘上班以便檢查整理系統…79
重點5　把午休時間當成備用的管理、檢查時間…82
重點6　有助於隔天工作的下班習慣術…84
重點7　行程表要以一週、一個月為單位做管理…86
重點8　提不起幹勁時，就整理一下周遭環境…90

守則4　適時丟棄不需要物品的習慣術
重點1　不要累積「可能有用」的文件…94
重點2　不要讓資訊變成「無法使用的狀態」…96
重點3　每當工作告一段落，須把文件整理、丟棄一次…98
重點4　把文件依丟棄的時期分類…101
重點5　容易累積的報章雜誌之剪報整理法…104
重點6　沒用到的資訊還能派上用場的方法…108
重點7　一有機會，就把不要的文件清點一下…110
重點8　判斷適不適合丟棄的檢驗重點…112
重點9　拋開「資訊越多越好」的迷思…116

守則5　整頓腦中資訊的習慣術
重點1　只要意識到優先順位，周圍就會整理乾淨…120
重點2　到手的資訊要確實記在腦子裡…123
重點3　靠著與人對話來整理腦中的資訊…125
重點4　不能忘記的資訊就要做視覺化記憶…127
重點5　腦袋混亂的時候，就寫成文字來整理大腦資訊…130
重點6　通勤時間用來管理腦中的資訊…132
重點7　用來提高工作創造性的檢查清單…134

守則6　整理資訊來產生創意的習慣術
重點1　只要預先整理材料，凝聚創意會更簡單…138
重點2　管理、保存創意的「索引卡方式」…140
重點3　獲得資訊時馬上做筆記保存起來…142
重點4　用來活用創意的筆記整理法…145
重點5　思考停滯時就檢查一下整理系統…148
重點6　找不到的資料，要重新思考有沒有其必要…151

守則7　輕鬆整理電腦檔案的習慣術
重點1　不要把電腦變成「增加紙張的工具」…154
重點2　電腦內容要與紙本文件做同樣的分類…156
重點3　為電子文件建立「三種分類系統」…160
重點4　容易尋找的檔案命名法…162
重點5　尋找檔案時要活用電腦的搜尋功能…164
重點6　預先整理出時刻表或字典的網站…166
重點7　方便又確實的電子郵件檢查＆處理術…170

後記…174

前言

力行「七大絕對守則」，變身整理達人

摒棄完美主義，追求可以實現的「整理」

為什麼「整理」這件事，讓人覺得就像人生中某個無法達成的目標呢？

　　我思考後得到的答案是，因為我們腦中那幅完美的理想圖，造成了達成目標的障礙。如果你是個因不擅長整理而煩惱的人，首先應該想想，自己真正希望達成的目標，並且脫離完美取向來思考。拋卻完美無缺的理想圖，捨棄不切實際的願望，是很重要的事情。

　　例如，即使捨棄了「大容量檔案櫃排列得井然有序的辦公室」這樣的理想圖，還是有許多難以實現的限制，到頭來只能回到原點。因為辦公室空間有限，公司怎麼樣也不可能隨便添購新的檔案櫃。

　　但是，難道有大空間和大容量的收納家具，就能輕易解決問題嗎？其實也不是那麼一回事。因為只要有空間，就會想去使用它。等到回過神來，只是多了更多被亂塞一通的備用物品而已。即使加大了收容空間，要是做法仍不改變，就無法解決拙於整理的人的想法與問題。

　　嚴格說來，大部分的工作只需要放置電腦的平台，和一個紙箱就夠了。我的工作是寫作，所以有這些東西就很夠用了。當然，也會需要存放資料或書本的空間，但說到實際進行工作所需要的場所，真的只需要剛剛提到的空間就夠了。即使同時進行好幾個企劃案，辦公桌周圍不可或缺的文件或資料，其實也不是那麼多。

　　各位上班族讀者的情況，不也是差不多嗎？仔細審視一下，那些不在手邊就真的沒辦法工作的文件或資料，收藏起來應該不會用掉太大的空間。

執行「七大絕對守則」，提高工作效率

　　在本書中，設定了最實際的目標，介紹「七大絕對守則」，讓讀者確定自己該進行的整理術。在每一個章節裡面講解一個方法，並且敘述執行架構或具體的方法。
在這裡，我們先列出這「七大絕對守則」來看看吧。
◎守則1　掌握文件存放位置的習慣術
◎守則2　將新文件確實分類的習慣術
◎守則3　每天進行管理與檢查的習慣術
◎守則4　適時丟棄不需要物品的習慣術
◎守則5　整頓腦中資訊的習慣術
◎守則6　整理資訊來產生創意的習慣術
◎守則7　輕鬆整理電腦檔案的習慣術
這「七大絕對守則」的基本用意，就是為了提高工作效率。

　　這並不只是要減少找東西的時間，而是要我們秉持自主性來管理資訊，整理周遭的物品來提高產能，自然就能創造出投入工作的時間了。這麼一來，我們就不會被時間追趕，而能提升到自己推動工作的程度。

「整理」是自主性地推動工作的技術

　　所謂「整理」，以廣義來看，可以說是把自己碰到的所有東西嵌入自己所訂定的秩序中，不需要的話就丟棄的工作。這時候，迅速判斷出優先順序、放置的場所等，是非常重要的。

　　「解決必須做的事情」也是一種「整理」，例如，一早進公司上班，坐到自己的位子上時，會馬上想到現在該做些什麼，這麼一來便牽涉到時間管理、行程管理等問題，而這就是訂定自己的計畫。

　　不要被資訊的漩渦吞沒、不要被時間追著跑、不要過著消耗殆盡的生活，而是根據自己的計畫，以自主性來推動一切事務才對。

　　能夠達到這種效果的整理術，當然不會花太多工夫。好比說，我們會以為圖書館的藏書系統只要努力整理過一次，之後的管理就會很輕鬆，但是實際上平時要維持系統運作也是要花很多工夫的。

　　為了提高效率、符合實際狀況，「能夠活用」也是一個重要的因素。如果規畫了太過嚴密的系統，就很難因應新的工作或周圍的變化，所以不要過度要求細節是很重要的。

　　這樣的整理術，即使是常被大家說「少根筋」的人，應該也能輕鬆達成。其實我也算是一個粗心的人，不過我知道，要把所有東西整理到完美的程度是不可能的，而我也不想那樣做，只要能生活得很愉快就好了。

　　想要有所改變的時候，最重要的是要下定決心。不要認為這是義務或是感到焦慮，而是把它當做「自己想做，所以去做」的事，那麼便能開心地朝目標邁進。不要想得太嚴肅，找出嘗試新事物的樂趣，這樣應該就能有愉快的新發現。

三橋 志津子