TOYOTA職員才知道的超效率工作術

前言
 
第1章 什麼是TOYOTA職員才知道的「超效率工作術」？
．什麼是TOYOTA傳承多年的「自工程完結」？
．適用於白領職場的「自工程完結」為何誕生？
．適用於白領職場的「自工程完結」誕生
．確認「目的地」、「最短路徑」、「抵達時間」
．在常犯錯的新進員工身上發生的戲劇性變化
．以「自工程完結」為藍圖的「超效率工作術」
．「超效率工作術」會帶來什麼改變？
 
第2章  打造工作流程與行程表
Step1  思考工作的目的與輸出
．會不會出現「需要重做」的工作，是從接到工作之際的回答方式決定
．開始工作之前，有件事要先確定
．分清楚「要創造的成果」與「該做的事」，工作就會變得順利？
．每個人對「普通」的定義都不同
．必須向委託人進一步確認
．工作「目的」與「目標」的差異
．做事做一半的人的共通毛病
．常失誤的人最常忘記的事情
．「追求最佳輸出」是正確的嗎？
．追求「最佳品質」的缺點
．思考輸出之際最重要的事
．輸出有兩種
．檢查輸出結果是否模棱兩可的最強工具
．有九成的人搞錯輸出的內容
．兩種檢查「輸出是否正確」的方法
．「上次也這麼做，所以這次照做」會讓改善踩煞車
．這個輸出結果真的有必要嗎？
．在開始工作之前，提升「安心感」的簡單方法
．在最終的輸出結果仍不清楚的情況下，該如何下達指令
．從明天開始實踐  
將目的與輸出的示意圖具體畫在紙上，並向委託人或上司確認內容
Step2  列出粗略的待辦事項與建立行程表
．你的工作習慣是想到什麼就做什麼嗎？
．建立最短流程的第一步
．別被之前的工作流程綁住手腳
．讓工作效率提升至最高境界！調整「待辦事項的順序」
．不先安排順序的缺點
．行程表要從後面的順序開始撰寫
．反向安排行程，可找出各種問題的對策
．除了待辦事項，需另外編入行程表的內容
．從明天開始實踐  
以單日為單位，將待辦事項排入行程表
Step3  將粗略的待辦事項細分為作業步驟
．不斷延後的工作都有共通之處
．「分解」的威力
．分解待辦事項的祕訣
．「不知該分解至何種地步」時的對策
．每項作業必然有存在的理由
．從明天開始實踐  
以單日為單位，將分解完成的作業排成行程表
 
Step4  思考分解作業完成之後的最佳狀態
．要注意失誤的瞬間
．定義作業完成的狀態
．建立大家都能了解的「作業完成」基準
．檢查事項不夠明確可能出現的失誤
．該責怪的不是人，是制度
．建立防範失誤於未然的制度
．正確與錯誤的檢查事項
．從明天開始實踐  
作業完成時的狀態為何？從這點思考檢查事項的具體內容
 
Step5  了解作業所需的「物品」與「資訊」
．出現多餘步驟的原因
．要完成作業，會需要哪些東西？
．預留「時間」、「場地」是工作的第一優先事項
．「資訊」也是重要物資
．避免必備事項缺漏的方法
．不一定非得準備必要的物品或資訊
．從明天開始實踐  
想像作業流程，思考必要的物品或資訊
流程的細膩度有多重要
 
第3章  讓別人參與工作，進一步提升效率
Step6  思考工作的分配方式
．自己扛下一切的人通常都抱持著「自己很能幹」這種幻想
．問題已顯而易見
．求助他人之前最重要的事
．將工作交給他人的基準
．成果的優劣有九成是由委託工作的方式決定
．對方無法拿出理想工作成果的原因
．為什麼那個人總能得到旁人的協助呢？
．一步步修正行程
．從明天開始實踐 
無法獨力完成的作業或是別人比較擅長的作業，都可試著尋求協助
Step7 與相關人士分享流程與行程表
．請別人找出問題，流程與行程表就會更完美
．分享流程與行程表的好處
．無須承受來自上司或相關人士多餘的壓力
．徹底活用建議的方法
．當場修正比較好的兩個理由
．有效率地推動工作  報告、聯絡、商量的理想時間點
．報告進度的時間點一決定，就該立刻執行的事
．從明天開始實踐 
與上司、相關人士分享擬好的流程與行程表
Step 8 行程表的進度管理
．你的行程表通常是「僅供參考」嗎？
．行程落後時的當務之急
．TOYOTA探究原因的方法
．TOYOTA追上進度與避免重蹈覆轍的基本措施
．進度常落後的人與總能追回進度的人有何差異
．研擬挽回進度的策略
．知道難以獨力挽回時，「就算是壞消息，也要立刻報告」
．「壞消息優先說」的前提
．找不到幫手，難以追回進度時的對策
．擬定調整方案時，一定要做的一件事
．未事先取得同意，就擅自延後期限或是調降輸出品質的人會有什麼下場
．從明天開始實踐 
管理行程的進度，早一步處理進度落後的問題
 
第4章  邁向下一項工作的工作術
．工作結束後，是絕佳的成長機會
．反省流程與輸出品質，再找出可改善的部分
．輕鬆熟悉下一項工作的祕訣
．有些重點只會在工作過程中浮現
．提升例行公事效率的工具
．提升職場整體效率的超簡單絕招
 
．結語
 

前言

　　．為何想著早點回家，卻遲遲無法下班？

　　「今天無論如何都要早點回家。」

　　明明每天早上都這麼想，明明整天忙得分身乏術，工作進度卻還是不如預期，最後還是拖過晚上十點才回家。回到家，看個電視，吃個晚餐，洗個澡，就睡覺。

　　隔天，面對一成不變的早晨。

　　回過神才察覺，自己早已累積沉重的疲勞，為了消除這些疲勞，只好在週末好好放鬆一下。
　　你是否也是每天過著這樣的生活？
　　在此，將要為這樣的你帶來一個好消息。
　　只要改變「工作方式」，你的每一天將有意想不到的改變。
　　聽到這，或許你會覺得：「事情哪有那麼簡單。」
　　但我敢跟你打包票，一切將會改變。
　　你只是還不知道提升工作效率的方法而已。
　　只要學會有效率的工作方式，並且開始實踐，一定能為工作帶來不一樣的成果，也會以不同的方法使用時間，每一天也將愈來愈不一樣。

　　．讀了相關書籍，聽了相關的建議，還是過著不見天日的每一天
　　為什麼我敢把話說得這麼滿？
　　那是因為我原本也屬於工作效率不彰的那一群人。
　　大學畢業後，我便進入TOYOTA汽車服務，擔任文書綜合職務。
　　還記得TOYOTA是我的第一志願，剛進入公司的我，是個開心又充滿幹勁的新進員工。
　　但老實說，從進入公司到服務滿兩年這段時間，我一點都不開心。
　　雖然當時在工作上得到滿滿的成就感，工作環境也非常舒適，但我還是開心不起來。
　　不開心的原因就在自己身上。
　　因為當時的我不知道該怎麼工作。
　　我不知道自己缺少什麼。
　　當時的我，每天被上司罵、被前輩念，過著無所適從的每一天。
　　或許各位會覺得：「進公司三年，本來就這樣。」

　　但當時的我真的覺得：「要到什麼時候我才能不再被罵，找到對的方向？」那三年簡直是度日如年。
　　到底該怎麼做，工作才會順利呢？
　　到底該怎麼做，才不會惹上司生氣呢？
　　我找了好多方法，讀了好多書，也向前輩請益，但還是一知半解。
　　雖然我學了很多小撇步與想法，但這些知識終究像盤不成體系的散沙，沒有辦法讓我學會「順利完成工作的方法」。
　　為什麼只有我這麼遜？
　　為什麼每天加班到深夜，工作還是做不完？
　　當時的我不知道問題在哪裡，只能過著一天數過一天的生活。

　　．沒辦法早下班的人的特徵
　
　　現在回過頭看看當初的自己或是沒辦法早下班的人，才知道問題在哪裡。
　　問題就是「重做」與「多餘」的作業太多。
　　這就是造成加班的兩大原因。
　　工作流程有多餘的步驟與作業，因為失誤、誤會、事前確認不足，導致某些工作重頭來過……
　　這些都比想像的還要浪費時間，下班時間當然會一再延後。
　　只要有一項作業或資料的製作拖太久，就會排擠原本該在這個時段執行的工作，後續的工作也得跟著往後，最後導致工作堆滿桌，「怎麼做也做不完」、「要做的工作多得數不清」的狀態，形成慢性晚下班的症狀。

　　由此可知，讓我們無法早下班的萬惡之首，莫過於「重做」與「多餘」的作業。

　　．為什麼會出現「重做」與「多餘」的作業呢？

　　話說回來，不會有人希望老是「重做」吧？
　　既然如何，又怎麼會老是出現需要「重做」或是「多餘」的作業呢？
　　其原因在於工作之前，沒有擬訂清楚的工作流程。
　　比方說，上司要求你在兩週之後完成企劃書。
　　你心想：「反正是兩週後才要交，先搞定手邊的工作比較要緊。」而把時間用在手邊的工作。

　　等到回過神來，才發現距離期限已不到一週，心裡焦急著：「不趕快開始不行！」匆忙將之前想過的內容做成資料，但是收集數據與參考資料比預期更花時間。

　　把好不容易完成的資料呈給上司看，卻遭到上司連番批評，一會說：「這邊的資料不夠。」一會又問：「這種情況該怎麼應對？」或是失望地說：「我原本以為你會想得更仔細一點。」為了挽救自己的失態，只好今天又加班。

　　之所以會讓自己陷入這種惡性循環，全因沒有事先擬定清楚的流程與行程表，以「頭痛醫頭、腳痛醫腳」的心態面對工作。

　　若是找點參考資料就能應付的企劃書，或是每天的工作報表，這種工作態度或許還能應付一下。

　　若要第一次製作的大企劃或大案件，抑或會議資料，以這種遇到問題再解決問題的工作態度面對，當然會產生需要重做或多餘的作業。

　　．花兩小時投資的絕大好處

　　戒掉之前「毫無準備就開始工作」的壞習慣，改成先規劃流程再開始工作的好習慣。
　　如此一來，一切的問題都解決了。

　　「事前準備好像很麻煩……」
　　「花在事前準備的時間好浪費……」

　　或許大家會有這類想法，不過只要習慣了，大概只需要一小時就能完成事前準備，再怎麼不習慣，也只需要兩小時就能搞定。

　　如果這兩小時的投資能避免「重做」或「多餘」的作業，就能比之前的情況節省好幾天的時間。

　　這不就是欲速則不達的道理嗎？
　　願不願意投資這兩小時，將帶來極大的改變。
　　比起那些縮短作業時間的小聰明，投資這兩小時更能大幅節省時間。
　　忙的時候的確會很想立刻開始工作，會覺得連兩個小時都捨不得投資。
　　但投資這兩小時的好處，可不只是縮短工作時間。

　　這兩小時的投資不僅能節省好幾天的時間，還能提升「輸出的品質」，也比較容易請別人分擔工作，或是能在適當的時間點與上司或相關人士報告、聯絡與商量，與同事之間的溝通也因此變得更圓滑。

　　如此一來，被問到：「那件工作的進度到哪了？」也不會覺得有壓力。
　　這就是讓工作方式產生巨變的兩小時。

　　．從TOYOTA創業以來持續活用

　　減少浪費、提升品質的方法終於體系化
　　話說回來，該怎麼擬訂流程與行程表呢？

　　答案就藏在TOYOTA的「自工程完結」方法裡。「自工程完結」原本是在TOYOTA製造現場生產優質產品的重要概念。TOYOTA的強項在於高品質，也因為建立了如此細緻的製造流程，才能製造出如此優質的產品。

　　而且這個流程已寫成一定能生產出優質產品的「作業標準書」，也就是所謂的制式手冊，經過各製造現場的沿用與改善之後，不管是新人還是新的管理者，都一定能依照這本手冊製造相同品質的汽車。

　　換言之，「只要建立縝密的流程，誰都能迅速而穩定地產出好結果」。

　　只可惜這個概念，也就是這本「作業標準書」只於製造現場使用。
　　當年的我負責將這個概念整理成完整的體系與步驟，讓這個概念得以在製造現場之外的白領職場實踐，讓全世界的TOYOTA沿用相同的研修課程。

　　當時，我負責編撰全世界TOYOTA企劃使用的教科書，設計國外子公司研修講師培育課程與擔任該研修課程的講師。

　　除了擔任研修課程的講師之外，我也從每天的工作與指導後輩的過程實踐以白領為對象的「自工程完結」，因此當時的我是公司之內，最了解「自工程完結」，最親身實踐的員工。

　　在實踐的過程中，我發現這個方法能在面對第一次處理的工作或是大型企劃、活動發揮極佳的效果。

　　「該怎麼推動工作？」
　　「該怎麼趕上期限？」

　　這些不安都會煙消雲散。

　　而且再也不會出現需要重做或多餘的作業，還能輸出最佳的成果。
　　輸出指的是成果或是工作結束的狀態。

　　本書所說的輸出不只是企劃書、簡報資料這類具體可見的成品，還有會議、顧客資訊、服務這類無形的成品或結果。

　　即使是做過千百萬次的例行公事，也可建立沒有絲毫多餘作業的流程或行程，以求更有效率地完成。

　　本書介紹的「超效率工作術」是以經過TOYOTA漫長歷史淬煉的「自工程完結」方法為雛型，改良成適合於TOYOTA之外的白領職場實踐的方法。

　　．兼顧「速度」與「品質提升」

　　──運用「TOYOTA職員才知道的超效率工作術」的三個優點

　　離開TOYOTA創業到現在，我有很多機會從事類別完全不同的工作，每一次，我都運用這個方法締造成果。

　　此外，許多顧客在經過我的個別指導或是由我擔任顧問後，產出的品質都大幅提升，工作流程也變得更有效率。

　　將TOYOTA經年累月傳承的「自工程完結」改良成適合白領上班族使用的「超效率工作術」，讓重做或多餘的作業不再出現後，我深刻感受到下列三種變化。

　　第一種變化，是能更有效率地創造工作成果，因為不再需要於流程或某些步驟浪費時間與能量。

　　一旦工作效率提升，可在更短的時間之內完成相同的工作量，成為「工作有效率的人」。如此一來，原本忙得無法承接新業務的你，就有機會從事新的工作或是重要工作，也更有機會在工作上表現，身邊的人也會對你多幾分讚賞。

　　第二種變化，是能在預定的時間之內完成工作，因為不太會突然出現需要重做的工作。

　　能在預定時間之內完成工作，意味著能隨心所欲控制工作的節奏，例如想早點回家就能早點回家，想要多努力一點就主動留在公司加班。

　　這麼一來，再也不用犧牲私人時間，空下來的時間可以享受天倫之樂，也可以去健身房運動，或是去吃頓大餐犒賞自己，當然也可以學點東西，充實自己的私生活。生活型態將為之驟變。

　　第三種變化，是更有工作意願。

　　需要重做的工作減少後，用心準備的成品被否定時比較不會那麼失望，也比較不會因為「得從頭開始想」而感到挫折，在工作上更有表現，也更有機會從事之前想做、卻苦無機會的工作，工作意願將因此變得更強，工作也變得更開心。

　　．任何業界、職業都可使用

　　濃縮了這項方法的菁華

　　為了讓剛剛列出的那些變化在你身上發生，本書將「超效率工作術」整理成八個步驟，佐以詳盡的解說，以便每個人都能付諸實踐。

　　第一章「什麼是只有TOYOTA員工知道的『超效率工作術』？」將介紹作為雛型的「自工程完結」方法，同時解說「理想的工作方式」。

　　第二章「打造工作流程與行程表」則以步驟說明的方式，解說超效率工作術的核心，也就是如何建立流程與行程表。流程與行程表將在本章先行完成。

　　第三章「讓別人參與工作，進一步提升效率」則是與相關人士共享自己擬訂的流程與行程表，提升流程與行程表的品質。也會解說讓相關人士參與計畫，借重他人的智慧，讓工作更容易推動的方法。

　　不擅長報告、聯絡與商量的人可透過本章介紹的方法學會這些技巧。

　　本書將明天就該立刻實踐的內容整理成不同的重點，希望大家立刻試著實踐，即使只先實踐STEP1，或是只實踐各STEP的一部分都好，只要開始實踐書中介紹的方法，哪怕只有一點點，你的工作方式都將為之劇變。

　　第四章「邁向下一項工作的工作術」則解說在工作結束後，自我升級的祕訣。若能連這些祕訣都一一實踐，你的工作能力將更上一層樓。

　　話不多說，讓我們立刻開始實踐吧。

　　由衷盼望本書能為你的人生帶來變化。