前言
參與「會議」時是否曾遇過令人感到困擾的事情，或者現在正在困擾你的事情是什麼呢？
有符合以下任何一項嗎？
□會議冗長
□無法收斂／沒有結論
□離題
□不提出意見／不說真心話
□會議整體的氣氛差
□主題不明確，不知道為何開會（目的不明確）
□有些人滔滔不絕（發言者偏頗）
□有負面發言、否定性發言的人存在
□事前準備不足
□有一些對會議漠不關心的人存在（只顧著做自己的事情）
還有，以下這件事情就算是有經驗的會議思路導引師，恐怕也會這麼認為吧？
□我適合發言嗎？
以上是本人在座談會、進行教育訓練課程時，調查詢問超過6600位商務人士後彙整而出「面對會議課題」的「真實心聲」。
任職於NEC集團期間，我主持過許多場會議。實際上一年可能就超過1000場。
當初我並不清楚思路導引學（Facilitation）或是會議思路導引師等的本質，只知道何謂「會議主持人」。所以，我只能拼命地「處理」這些不斷召開的會議。
當時的我自己閱讀了一些關於會議導引相關的書籍，並且參加一些與「會議」相關的工作坊（work shop），想說先學會這些知識，等到真正需要上場時，「一旦會議結論無法收斂，最後應該就能夠強硬地提出自己的意見吧！」
不過，實際上當我這樣做的時候，卻遭到同仁們強烈地抗議，一些女性員工甚至直接找我談判：「園部先生完全不了解大家的心情。這樣的話我不認為會有人想要買單唷！」
雖然我這樣做的目的是「想要做一些對的事情」，但是卻讓我意識到這樣一來只會消磨人際關係。
然而，因為有幸擔任會議思路導引師，我不得不去面對自己的問題，並且在迂迴曲折的過程中逐漸找出個人獨特的、能夠讓會議順利進行的方法。
為了要在更短的時間內展現工作成果，我想很多人都能夠實際感受到現在已經進入大聲疾呼要好好「運用AI」等工具的時代，然而其中卻仍有一個僵固依舊、完全沒有進化的事物存在。那就是「會議」。
理由非常簡單。
因為幾乎沒有人能夠了解究竟什麼是「優質的會議」。
說到「會議」往往會讓人想起針鋒相對的國會現場、等不及他人講完就插嘴講述個人意見直到清晨的政論節目等，恐怕有不少人在不知不覺中就會將這種談不上有建設性的討論方式輸入腦中。
然而，在此我想要清楚地告訴各位。
會議進行中絕對要避免激烈的辯論。
有些人認為「會議過程中討論得越熱烈，越能夠得到結論」，這其實有著相當大的誤解。
各位認為會議氣氛突然變得熱烈起來會是在怎樣的狀態下呢？總歸來說，不就是想要凸顯「個人意見正確度」的時候嗎？
A的意見與B的意見正好相反，決定該採用誰的意見時，A與B都主張「自己的正確性」，會議就會陷入膠著。
當話題在勝負或是對錯之間拉扯，就會離具有建設性的討論越來越遙遠。
在這樣的狀態下，當然會拖延會議時間、某些人會拉長自己講話時間、將那些沒有表達意見的人置之不理、整個會議的氣氛變得不融洽，結果還是沒有辦法提出結論因而延宕到下一次會議，或是到最後由老闆的一錘定音直接決定要採用哪一種方案，而陷入「過去大家耗費的那些時間到底算什麼！」的疑惑。
如同本文開頭所提到的「令人感到困擾的問題」，那些任誰都消化不良、毫無結論的會議總是不斷地出現。
或許世界上的確有些公司敢說「本公司氣氛融洽，能夠進行有建設性的討論」。
在氣氛良好的狀態下，會議確實比較能夠順利進行。
然而，在那種狀態下也會有非常多的意見冒出來，最後往往會因為「那……這樣的話，該怎麼做才好呢？」而陷入無法收斂的狀態，所以「一直無法收斂」、「耗費時間」的問題還是沒有解決。
為什麼會變成這樣呢？
簡單來說，「是因為大家急於想要找出問題的解決方案」。
以「找出銷售量低迷的理由」為目的召開會議時，幾乎所有人都急於想要討論出解決方案，「該怎麼做才能夠恢復銷售量呢？」
進行討論，其實有一定的順序。
急於討論解決方案，恐怕會造成會議無法順利成功達到目的。本書將會詳細告訴大家如何解決這個問題。
首先，請思考一下什麼是「優質的會議」呢？
其實就是和先前列舉出的「令人感到困擾的會議課題」確認清單相反。
・守時
・收斂整理／做出決議
・沒有離題
・有人提出意見／願意說真心話
・整體會議的氣氛良好
・主題明確
・沒有那些滔滔不絕的人存在
・沒有負面發言、否定性發言的人存在
將上述這些項目簡單地進行系統化整理後，我們可以把以下3點視為「優質的會議」條件。
優質的會議條件
・守時
・做出決議、收斂整理（會議產出的品質）
・與會成員的接受度高（最為重要）
如果沒有達到「守時」、「做出決議、收斂整理」、「與會成員的接受度高」這3個條件，就談不上是「優質的會議」。
準時結束、做出決定雖然也很重要，但是更重要的應該是「與會成員的接受度」。因為如果大家不接受會議結論，就不會有所行動。會議結束後，回到工作現場是否能夠執行會議中所決議的事情，這個部分就會和「接受度」有關。
就算是覺得「我們部長的話超多，完全沒在管會議的結束時間。所以根本不可能準時結束」、「我們公司不可能達到這種條件。因為自我主義強烈的人太多，根本無法收斂」、「某位主管身邊有很多追隨者……。主管的意見最後都會成為結論，但是這種令人無法接受的會議接下來還會持續召開吧……」、「我們公司是不可能的！」等已經遭遇到挫折的人也請安心。
只需要打開這本書，「幾乎就可以完全」消除前述「令人感到困擾的會議課題」確認清單！
我目前擔任專業的會議思路導引師，協助召開各式各樣的企業會議、進行會議導引或是會議改革的顧問諮詢工作。此外，也開設解決問題能力、次世代領導力等相關人才培訓課程，每年大約會輔導2500人。
主管或是專案負責人當然不用多說，現在的年輕一代也有機會擔任專案管理者，各個年齡層都有可能在會議中扮演會議思路導引師的角色。
如果能夠透過本書掌握會議導引、了解會議思路導引師的奧義，當自己突然被要求在今天或是明天扮演這種角色時，應該就可以主持一場讓所有與會成員都欣然接受的優質會議。
還有一個好處就是當你學會如何進行會議導引後，還可以期待「工作會變得非常愉悅」的附加效果。
不論是業務部的各個決策會議亦或是組織風氣改善會議，會議導引的首要工作都是去探尋正確答案，因此必須確實聆聽人們各式各樣的聲音。
在這個過程中會涉及到團隊成員、相關者等眾多人員，大家必須共同朝向達成解決問題這個目標一起努力前進。此處共同產出的想法或是意見，之後必定會與「優質工作」連結、創造出更高的成果。
不論問題是否難解，都很難單靠自己的力量去解決。工作夥伴之間一定會出現與自己理念不同的想法或是意見。我們可以在實踐導引的過程中實際感受到還是有一些值得信頼的夥伴存在。
我發現在職場上沒有必要一個人緊抱著所有的問題不放，藉由圓融的人際關係去處理，才會漸入佳境。工作的價值觀因人而異，因此會產生不同的衝擊。
不論怎樣的問題來襲都應該抱持著巨大的信心，認為「因為有這些夥伴存在，所以一定可以解決」。
學習會議導引這件事情，對我而言不僅是工作所需，也是一股讓整個人生產生戲劇性變化的力量。
在此期望各位讀者都能夠藉由這樣的會議導引方式活絡公司氣氛，只要能夠與「優質工作」有所連結就是非常令人欣喜的事。
園部牧場株式會社
園部浩司
2020年10月吉日
