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請以終為始，優先思考簡報的目的與結論
近年來，因為擔任企業顧問和職業講師的緣故，我時常必須製作各種不同用途的商業簡報，像是輔助授課的課程簡報或提案專用的企劃簡報等等。我不但聽過一些坊間的簡報課程，也飽覽眾多與簡報相關的書籍，對於簡報設計這個範疇算是有些認識與了解。
也常有企業界的朋友或學員稱讚我的簡報做得很好，不但版面很美觀，也能夠讓人一眼看到重點。其實，與其說我是一個厲害的簡報設計高手，倒不如說我掌握了簡報設計與溝通傳達的要領，所以可以很快地設計出一份具有行銷思維的簡報。
根據我多年來在各大企業內部授課與擔任顧問的經驗，我理解要做出一份得以制霸職場的簡報，成敗關鍵並不在於美輪美奐的模板或是絢麗的動畫、技法，而是要以目標受眾（Target Audience）為中心，把有價值的觀點順利傳達給對方，並且達到共識，如此方能算是真正達到簡報設計的目的。
去年夏天，我曾出版《慢讀秒懂：Vista的數位好文案分析時間》，之所以會寫這本書，主要是希望幫大家解決不會寫、不敢寫以及不想寫的行銷文案排斥症。最近，我意外地發現《一看就懂！從NG到OK！制霸職場的簡報‧資料表達術》這本新書，作者天野暢子鎖定利用資料外觀打動對方的手法，並且大方分享讓對方光「看」不「讀」就能秒懂的技巧……嗯，這件事讓我激賞不已，同時也對這本新書感到興致盎然！
「簡報與資料製作的第一步，是思考目的和架構。」我很認同作者的觀點，一如以往自己所開設的文案寫作課程，我都會提醒學員別急著打開電腦寫作或設計簡報，而是要先靜心思考：好好構思一下，究竟我們撰寫這篇文案或設計這份簡報的目的為何？而目標受眾，又是哪些族群呢？我們希望透過文案或簡報來傳達哪些觀點呢？
想要設計出一份制霸職場的簡報，我們不妨「以終為始」，先思考簡報的目的和結論是什麼？然後，再開始進行鋪陳。一如作者在書中所提及的，製作商業簡報的時候，為了抓住大家的目光焦點，其實沒有必要賣弄文筆，或是運用很多華麗的圖片來裝飾，而是要讓重要的結論牢牢抓住目標受眾的眼球。換言之，不妨開宗明義告知對方「結論＝想要表達的主旨」。
此外，作者在這本書中，也提到活用視覺圖像設計封面是非常重要的一件事。要知道，現在是一個「視覺先行」的年代，所以幫簡報設計一個精彩的封面看似很理所當然，不過作者卻指出另外一個重點：藉此宣稱「這份資料能助你一臂之力」，讓對方願意翻開閱讀。換句話說，我們的提案能否順利過關，和簡報封面的關係匪淺。畢竟注視封面的時間往往只有一兩秒，為了讓對方在如此短暫的瞬間產生興趣，必須要「讓對方秒懂」，而不只是單純的閱覽而已。
作者還提到如果打算在短時間內讓對方能夠理解簡報內容，務必濃縮為單一資訊，可以善用「電梯簡報法」，而這剛好也是我平常在文案課會介紹的內容。我也在此跟大家分享三個小訣竅，可以有效運用「電梯簡報法」，讓人留下深刻的印象。
——首先，我們可以詢問對方是否有「某些」困擾？其次，透過圖文資訊告知對方，困擾可以「這樣解決」。最後，不忘告知解決之後「會發生哪些好事」。透過這三個步驟，就能很快抓住目標受眾的焦點了！
書上還提到一個重點，我也相當認同。為了讓目標受眾可以確實閱讀自己精心完成的簡報資料，所以請記得在簡報內設置目錄。正因為簡報一開始就可以看到目錄，所以對方得以確認「全文分為幾個章節」、「和我關係最密切的是第三章」等。換句話說，在簡報中插入一頁目錄，不只是聊備一格，而是藉此讓目標受眾大略掌握整份簡報資料的概要，有助於加速傳達簡報的目的與重點。
整體而言，我覺得《一看就懂！從NG到OK！制霸職場的簡報‧資料表達術》的確是一本值得放在案頭隨時取閱、參考的工具書。如果您時常需要設計商業簡報的話，我很樂意推薦這本好書。
「內容駭客」、「實用指南」網站創辦人
鄭緯筌
