推薦序
用科技力「吃掉那隻青蛙」
這是一本好書。
我閱讀《吃了那隻青蛙》(Eat That Frog!)超過10次,每次都給我很大的收穫,但是這次新版書中,我最大的驚喜是,看到能夠善用科技工具來「吃青蛙」。
在書的不同章節裡,介紹了不同工具的用法,也說明了理論架構,讓我們學習及實踐時更能夠事半功倍。
首先是數位行事曆,大家看似平凡的行事曆卻能夠有很多不平凡的用法:1.可以為重要的事情(青蛙)留下特別時段,專注完成這件事情。2.別輕易接受任何行事曆的邀請,一定要知道這個邀請符合自己的輕重緩急、優先次序。3.把緊急通報以外的通知功能都關閉。
其次是數位工作清單:利用手機或電腦的清單App,管理自己手上的專案:1.可以把自己的工作項目傳到別人工作清單中,幫助你更有效地授權他人。2.針對不同目的制定不同的工作清單,有總表,月計畫表、週計畫表。每週結束後,花1~2個小時,規畫未來一週的事情,可以使生產力大幅提昇,生活也徹底改觀。3.善用數位行動清單的提醒功能,讓它來提醒自己完成最重要的事情。
第三,建立每日行動清單,事先計畫每一天,在紙(或電腦、手機)上思考每天應該做的重要事情:1.第一步為每一天早上做好計畫,列出你最重要的工作;第二步,全神貫注在工作上,持續90分鐘後,給自己15分鐘的休息;第三步,經過3小時的專注後,可以做一些輕鬆一些的事情。2.如果你堅定地完成表上的工作,你會有一種積極向前的氣勢,並產生正能量。3.發布今日行動(青蛙)在同類型工作者的社交平台上,彼此比較誰能夠吃掉更多隻青蛙。
最後,讓工具成為利器,工作開始前,要讓一切就緒,將你可能需要的所有手機、電腦、文獻、資料、素材與數據蒐集好,創造一個高生產力的工作場合:1.清理你的電腦及手機桌面,像是我們工作場合的桌面一樣整潔。2.關掉你手機設定中所有聲音及畫面的提醒訊息,甚至只留下一支私人或工作專屬手機,讓你的家人、老闆、重要客戶留下一個聯絡管道。3.藉由電子郵件自動分類功能,把來自重要寄件人的郵件,歸入「優先閱讀」的收件匣;並養成「清空收件匣」(Inbox
Zero)的習慣。
書裡面有一個精采的故事,是作者學生辛西亞的故事,在博恩‧崔西的課程中,辛西亞學到:首先,列出上週及上個月作過的事情;接著,列出未來一年內我該負責的工作,列成一張表格;最後問自己「如果你一天只要完成表上的一件事情,哪一項事情能給公司最大的價值?」問自己這個問題3次,找到3件事情,接著開始行動。
辛西亞做這3件事情的結果是什麼呢?這個答案令我非常驚訝,也期待你好好閱讀這本書,找到答案囉。
希望你也得到如同辛西亞所得一樣的禮物,聖誕快樂。
張永錫
前言
吃了那隻青蛙
活在這個時代真好!當今世界充滿著前所未有的可能性與機會,讓你能完成更多的目標。事實上,你正泅泳於眾多選擇中,這種情形可能是人類歷史上前所未見的。由於能從事的美好事情太多了,因此,從中選擇出目標的能力,可能就是決定你一生成就的重要關鍵。
假如你和多數現代人一樣,想做的事情太多但時間太少,你就會感到心力交瘁。在你死命追趕進度的同時,新的工作和責任總會像潮水般源源不斷地湧來。因此,你永遠無法做完所有該做的事、永遠趕不上進度,甚至在許多工作和責任上總是落後。
養成先「吃掉青蛙」的習慣
基於以上原因,且或許較以往尤甚,你是否具備在每個時刻選出最重要工作,並迅速、確實地加以完成的能力,這比起其他特質或技能更會對你的成就造成影響。
習慣設定清楚的先後順序、快速完成重要工作的泛泛之輩,將勝過只會空談、只會擬定美好計畫卻鮮少執行的天才。
知名美國作家馬克‧吐溫(Mark Twain)曾說過,假如你每天早上的第一件事就是生吃1隻青蛙,接下來的一天就會過得比較順利,因為你很清楚這可能是一整天之中最糟糕的事情了。
所謂「青蛙」,就是你最大、最重要的工作,也就是說,假如你不對它立即採取行動的話,你最有可能會將它拖延不做。它也會是在當前最能為你的人生與成就帶來正面影響的工作。
吃青蛙守則1》若你必須吃掉2隻青蛙,先吃比較醜的那隻
換句話說,假如你眼前有2件重要工作得做的話,就從最大、最難,也最重要的工作先著手。約束自己立刻開始,然後堅持到底,直到工作完成後才去做其他工作。
將它視為一項「考驗」,將它當成是一項個人挑戰來面對,抗拒先做比較簡單的工作的誘惑。假如你有許多工作要做,就不斷提醒自己,你每天所要做的重要決定之一,就是確定何者得立即辦理,以及何者該延緩執行。
吃青蛙守則2》若你得生吃1隻青蛙,坐視它良久是沒有意義的
培養先處理重要工作的習慣,就是達到高表現與生產力的關鍵。你必須培養先「吃掉青蛙」再處理其他工作的習慣,而且別花太多時間躊躇。
1.直接採取行動
收入較高且晉升較快的人士中,「行動導向」是他們在工作上最明顯且一致的特質。成功、有效率的人,就是那些立即處理重要工作,而且能約束自己意志堅定、專心一志地工作,直到工作完成為止的人。
在這個世界上,尤其是在我們這個商業世界中,你所達成的具體成果,將決定你的所得與升遷。你的報酬取決於你的有價值貢獻,特別是別人期待看到的貢獻。
當今組織中最大的問題之一,就是「執行不力」。許多人分不清苦勞及功勞,他們不斷高談闊論,開一堆永無止盡的會議,訂定美好的計畫,但到頭來,卻沒人落實,沒人達成所要求的結果。
2.培養成功的習慣
人生與事業兩方面的成就,端視你長期以來所培養出的種種習慣而定。排定優先順序、克服延宕、著手進行最重要的工作,是一種關乎身心兩方面的技巧。因此,這項習慣是可以透過練習與重複應用來學習的,一而再、再而三,直到它在你的潛意識中扎根,成為你的固定行為模式為止。一旦它成為習慣,它便是一種自發且輕而易舉的事了。
養成這種執行並完成重要工作的習性,將得到直接且持續的回饋。人在心理與情緒上,生來就能因完成工作而獲得正面積極的感覺。它將讓你覺得快樂,讓你覺得自己是個勝利者。每當你完成一項工作,無論大小或重要與否,你都會油然生出一股活力、熱忱與自信;所要完成的工作愈重要,你對自己與周遭世界就會感覺愈滿意、愈有信心,且愈有影響力。
當你完成重要工作,便能觸發大腦釋出腦內啡(Endorphins),這些腦內啡能讓你獲得一種自然的「快感」;在成功地完成工作後,體內湧現的腦內啡會讓你覺得更有創造力與自信。
3.積極上癮
在所謂的成功祕訣中有一項很重要,那就是你其實可以對腦內啡及其引發的高度清明、自信與能力感「積極上癮」(Positive Addiction)。一旦培養出這種「癮」,你在潛意識中,就會想以不斷完成重要工作與計畫的方式,來規畫自己的人生,你會以非常積極的心態沉溺在成就與貢獻之中。
要享受美好人生、擁有成功事業,以及自我感覺良好的關鍵之一,就是要培養出開始並完成重要工作的習慣。若能做到這點,這個行為模式便能發揮本身的力量,你也會發現,完成重要工作比不去完成它們還要容易。
4.不走捷徑
有個人在紐約街頭攔住一位音樂家,請教他要如何才能在卡內基音樂廳表演,這位音樂家回答道:「練習,朋友,練習就對了。」
練習是熟練各項技能的關鍵。幸運的是,你的心智就像肌肉一般,能變得更強壯、更有能耐。藉由練習,你能學會任何事,或培養出你認為重要或必要的習慣。
5.3D建立你的新習慣
你需要3個關鍵特質(3D)來建立專注的習慣,而這些特質都是可習得的──決心(Decision)、紀律(Discipline)與毅力(Determination)。
首先,下定決心培養完成工作的習慣;再來,約束自己一再練習你即將學得的原則,直到嫻熟為止;最後,以毅力為後盾,對你所從事的每一件工作都堅持到底,直到它成為一種牢不可破的習慣,並成為你的一項永久個性。
6.自我心理圖像
有個特別的方法能讓你加速成為一個具高度生產力、行事有方且高效率的人。這個方式就是你要不斷想像身為一個行動導向、做事迅速且專注的人,將獲得的回報與好處。想像自己是那種總是會快速、切實地完成重要工作的人。
你的自我心理圖像對你的行為影響極大,請想像自己成為你未來想要成為的人。你的外在表現主要取決於你的自我形象,以及你內在對自我的看法。一旦你開始改進你的內在想法與心理圖像,你的外在生活才會有所改善。
你學習並培養新技巧、習慣與才能的能力,幾乎是無可限量的。當你能透過反覆地練習,來訓練自己克服延宕、快速完成重要工作,你便能將自己推上人生與事業的快速道路,加足馬力飛馳前進。
現在,就吃了那隻青蛙吧!