第二課 開會的技巧
會議:我們全都知道它們的陷阱,廢話連篇的同僚享受自己滔滔不絕的聲音……有的人發言只為了取悅老闆……遲到的傢伙提了剛剛已經有人問過而且解答過的問題……不顧別人,按黑莓機按得渾然忘我的人……和那個忘記關掉手機鈴聲的混蛋。接著還有安靜無聲的那一型,小心翼翼,除非所有的人都發過言,不然不開金口;還有總是把別人的意見批評得體無完膚,自己卻從不提解決辦法的痞子。
在最糟的情況下,開會不但沒有效果,而且還沉悶無聊,教人想起漫畫呆伯特(Dilbert)中所提到的管理金言:「這個會議沒有特定的議程。一如平常,我們就針對使自己不爽的事情來發洩一下情緒。」或者如我的朋友和前同僚國會議員莫.尤德爾(Mo Udall)描述眾院討論的說法:「什麼都談了,但並不是人人都有說。」
難怪有個研究說,一般坐辦公室的員工每週要花四小時開會,並且覺得其中一半以上的時間都是白白浪費。另一項究則發現「太多會要開」是辦公室中生產力不彰最主要的原因。就連坐在白宮裡開會,竭力忍耐不去看手表的國會議員,也免不了喟嘆:光陰一去不復返。
並不是每一場會議都教人心驚,仔細想想,會議的功能是要在同一室內分享組織成員共同的智慧和知識,讓經理人能更容易了解他的團隊成員知道,而他不知道的事物,並且對同一時間聚在同一地點的所有人提供指引。管理良好的會議很有價值,而且根本是不可或缺。
要正確運用心智,聆聽的技巧絕對必要。──巴爾牧師,聖約翰學院(R. Barr, St. John’s College)
八十多年來,我見過各種各樣的會議型式──有些比其他的更有用,更積極。我參與形形色色的會議──和企業領袖、國王和女王、總統和總理、學者和獨裁君主。我知道有許多人都認為自己的老闆是獨斷專制,其中有些甚至也可能為我工作過,但這些年來,我見過許多真正的獨裁者,而我也注意到他們的共同點。獨裁者用會議來建立對與會者的控制或支配感。