遠距工作革命：哈佛商學院教授教你，在哪辦公都高效的創新方法

前言

 

工作新常態

 

　　在二○二○年伊始，因為一個微小的病毒，幾乎使全球各地的上班族在一夕之間都轉變成遠距工作者。隨著新冠肺炎疫情逐漸蔓延，從中國到卡達、印度到澳洲、巴西到奈及利亞，世界各地員工紛紛收拾辦公室物品，在家中設置新的辦公空間。Zoom、Microsoft Teams、Google Chat 與Slack 等數位工具從原本只是好用的備用軟體，變成與同事間日常互動的主要媒介。

         

　　雖然這些快速變化是前所未有的，但其實遠距工作模式並不新鮮。近三十年來，無論是美國國內或跨國公司，都安排了虛擬工作。在這些公司中，科技業是最先看出遠距工作將能帶來大好機會的產業。知名科技公司思科（Cisco）在一九九三年於矽谷啟動第一個系統化的遠距工作計畫，員工可利用寬頻技術從任何地點和總公司溝通，因此得以在家工作或保持彈性工時。思科在二○○三年的報告中指出，公司營運成本省下一億九千五百萬美元，員工生產力也有所提升，這至少有部分必須歸功於遠距工作的安排。另外在一九九○年代末，當時還是新創公司的昇陽電腦（Sun Microsystems）為三五％的員工設立自願式線上工作計畫，作為其全球擴張戰略的一部分。在實施計畫後的十年間，昇陽電腦減少在加州一五％的房地產持有量（兩百六十萬平方英呎），並為了更接近在地市場而雇用於不同地點工作的分散式團隊，因此省下五億美元。

         

　　從那時開始，全球團隊合作──以及隨之而來的遠距工作模式──以驚人速度持續成長。遠距工作模式從一開始只有最尖端的科技公司採取的行動，如今變成幾乎所有產業的必要措施。在二○○○年至二○一五年間，美國跨國公司雇用的國內員工是四百三十萬人，海外員工則是六百二十萬人；也就是說，有數百萬名員工必須使用數位科技才能與位於美國的總部取得連繫，更不用說國內有數百萬名遠端員工在離公司數英哩遠的家中工作。麥肯錫全球研究院（McKinsey Global Institute）推估，全球勞動力將在二○三○年達到三十五億人，且遠距工作機會只會越來越多。未來，是遠距工作時代。

    

　　▍越來越多公司，採取遠距工作模式

 

　　不過這些趨勢或預測對遠距工作的影響，都遠遠比不上全球疫情爆發所造成的衝擊，許多公司都因為疫情而必須在短短數周內，要求幾乎全體員工轉變為遠距工作者。遠距工作革命原本就已近在眼前，而突然爆發的新冠病毒疫情更是加速革命的來到。這場巨大變化將會迫使各家公司迅速更新數位足跡，包括雲端系統、儲存方式、資安以及用來適應新型遠距工作模式的裝置與工具，而且你很有可能已經是這場巨大轉變中的一員。這些改變將會為全球各地的人與組織，帶來多不勝數的嶄新機會。

 

　　如今有許多公司已窺見遠距工作能帶來的好機會，因此未來將會有部分公司把目前的遠距工作模式，永久納入工作制度中。從事資訊科技研究和提供顧問服務的顧能公司（Gartner）在二○二○年四月進行的調查顯示，在三百一十七家公司中，有七四％表示計畫要在後疫情時代，採用更大規模的遠距工作模式。臉書（Facebook）採取逐步改變的策略，預計要在十年內讓一半員工轉變為在家工作。瑞典時尚品牌CDLP計畫要重建組織架構，把五○％的員工調整成分布於世界各地的遠距工作者。金融機構摩根大通（JPMorgan Chase）注意到交易員在家工作時的生產力是原本的三倍，因此宣布公司將會開始考慮執行長期遠距工作；而瑞銀集團（UBS）則預計要安排多達三分之一的員工持續遠距工作。歐洲第二大汽車製造商標緻雪鐵龍集團（Groupe PSA）則宣布公司將要邁入「新敏捷時代」（new era of agility），將所有非產線員工轉為遠距工作者。網路公司Box 則預期疫情過後將有一五％以上的全職勞動力會以遠距模式工作。虛擬貨幣交易所Coinbase 也同樣宣布將會變成「遠距優先」的公司，預估在旅行禁令解除後將有二○％至六○％的員工持續遠距工作，且未來比例還會持續上升。位於美國紐約市的市調機構尼爾森研究公司（Nielsen Research），將會有三千名員工在多數的工作日在家工作。美國全國人壽保險公司（Nationwide Insurance）發現在封城期間，員工表現不僅沒有任何下降，同時又省下營運成本，因而決定把公司二十個辦公地點中的十六個裡的員工，全都調整為遠距工作者。印度科技公司塔塔顧問服務公司（Tata Consultancy Services），宣布計畫在二○二五年，將公司七五％的員工都轉為遠距工作者；其他印度跨國公司也紛紛效法，印福思公司（Infosys）和HCL科技公司（HCL Technologies）都預期公司中將會有三五％至五○％或超過一半的員工，在後疫情時代從事遠距工作。類似的案例不勝枚舉。

         

　　由傑克．多西（Jack Dorsey）擔任執行長的推特（Twitter）與行動支付公司Square 完全不打算規畫暫時的遠距工作模式，兩家公司直接讓員工選擇是否要「永久」在家工作。而Slack 與Shopify 等公司也紛紛響應，宣布未來將會安排多數員工長期遠距工作。房地產新創公司Culdesac則更進一步，宣布公司將會放棄舊金山的辦公室，全公司上下都執行遠距工作，希望能藉這個機會催生創新的「無家」游牧文化。未來，必定將有更多公司跟進。

         

　　正如大家現在可能已經注意到的，遠距工作無疑能帶來許多益處：省下通勤時間、大幅降低營運成本、不再需要虛報出差費、不再需要在雇用員工時要求他們搬離原生國家或城市，因此也解決了跨國移動的障礙。此外，某些地方逼近天文數字的房價或許能因此大幅下跌，而這樣的變化在經濟衰退期絕對是件好事。由於公司將會同時在偏鄉與城市尋找未開發的勞動力，所以地域性貧富差距等社會弊病，也有機會能逐漸緩和。未來，各家公司將會重新思考產假對遠距工作的影響，所以性別差距或許也有望縮小；溫室氣體的排放量也能因此下降，為環境永續發展帶來可觀的正面影響。

 

　　▍不管在哪辦公，都能出色又成功

        

　　然而對世界各地的上班族與領導者而言，未經培訓的遠距工作模式，並非能治百病的靈丹妙藥。事實上，各位很可能已經遭遇各種因執行線上協作所衍生的問題。你絕不是唯一一位覺得與世隔絕、無法與他人同步又不被看見的人。當從事遠距工作時，我們無法規律地和同事面對面接觸，而這種狀況延續得越久，我們就會越發強烈地對彼此間的連結、信任與對目標的一致性產生質疑。如果你的團隊認為視訊會議就像被科技綁架的話，那麼關於該如何選擇最佳數位工具進行溝通、交流的問題就會增加。你或許也會逐漸意識到，在遠距工作時，最重要的關鍵就是要用最好的方式建構任務、時間利用最佳化，並避免在家工作時分心。如果要成為一支敏捷團隊，首先必須改變原本依賴地理鄰近性（geographical proximity）的緊密協同作業流程，並轉變為適合分散式團隊的工作模式。另外對領導者來說，必須考慮的其中一個問題是如何一邊遠距監督員工進度，一邊引導員工保持工作動力與高生產力。由於「跨國團隊合作」從定義上來說，代表團隊會橫跨多個不同的地理位置與文化，所以該如何確保四散各地的遠距跨國工作者都能維持工作動力與高效合作，也成為一大問題。最重要的是，在新冠肺炎疫情爆發後，更讓人深刻地意識到世界各地是緊密相連的，所以各行各業的領導者都必須具備全球視野，也因此，如何為影響全球的事件進行準備以及快速反應，也是本書迫切想傳達的主軸。

         

　　本書將能為這些迫在眉睫的問題，提供有實證基礎的解答，此外本書也列出行動指南，教導各位如何和團隊成員一起把最重要的實務技巧吸收內化，並應用在工作上。使用本書的團隊與領導者將可獲得必要的知識與技能，藉此打破框架，堅定持久地實踐能為個人、團隊與整個組織帶來益處的行為。本書大量使用實例來解釋實際從事遠距工作中會遇到的問題，大多數團隊與領導者都必須克服這些問題，才能在組織中有所建樹與提升。本書也引用心理學、社會學與科技界等領域中首屈一指的專家所提出的研究結論，這些洞見全都對建構成功的遠距工作模式有著關鍵影響。

 

　　近二十年來，我一直就遠距工作與跨國公司的相關問題進行深入研究。我在哈佛商學院擔任教授期間，以及更早之前在史丹佛大學擔任研究生期間，曾針對數以千計的地區組織與跨國組織做研究、開課、提供諮詢、擔任顧問委員會成員並撰寫個案研究報告，我為此前往拜訪位於法國、德國、日本與美國的多家公司總部，也造訪這些公司設立在澳洲、巴西、智利、中國、法國、德國、印度、印尼、義大利、日本、韓國、墨西哥、俄羅斯、新加坡、西班牙、台灣、泰國、英國與美國的子公司。我在研究期間發現，光是為問題提供解答是不夠的。有關遠距工作的書籍與文章多不勝數，但問題依然源源不絕。就算針對這個主題提供大量資訊與答案，組織也一樣無法堅持核心宗旨或永久改變行為。人們往往會在回歸日常工作時立刻重蹈覆轍，並因此感到沮喪，於是不斷思考為什麼他們的團隊無法保持協調。

         

　　這就是為什麼本書內容涵蓋遠距團隊的成員與領導者，目的無非是希望幫助讀者能與團隊建立更深刻的連結並共同成長。我在提供顧問與諮詢服務的過程中發現，若希望一支分散式團隊能持續成功並內化特定的價值、規範與行為的話，最好的方法就是提供一套適合的常規，讓這些常規自然而然地融入團隊例行工作中。理想上來說，管理階層將會落實本書提及的重要常規，確保所有團隊成員都會為了讓遠距工作模式成功而努力。隨著你和團隊成員越來越瞭解執行遠距工作的目的，你們會逐漸加強遠距合作的能力，達成原本無法企及的目標。若你和團隊成員能一同運用本書提到的部分或所有內容，將能幫助你們培養共同的價值觀，與制訂出一套所有成員都能執行的策略。

         

　　為方便大家更有效地吸收書中所提到的觀點，我特地在每章末尾整理了含括每章重點的行動指南。就像去健身房鍛鍊身體一樣，這些複習將能幫助各位活化記憶，同時還能在過程中讓團隊更加團結。你和團隊成員將會在每一個複習活動中應用新學到的知識，如此一來這些知識才能在腦海中扎根，不會在一陣子過後便煙消雲散。複習活動的目的是幫助各位在過程中，回想、描述、分析與應用我在書中提到的實務技巧。

　　         　

　　雖然新冠肺炎導致的劇變與跨國移民加速本書完成，但事實上我籌備這本書的時間遠早於疫情爆發。我並不是急忙地把這些累積多年的觀點與方法丟進印刷廠的。這本書絕非臨時付梓的補救方法。這些有關信任、生產力、數位工具與領導力的各種最適行為和實務技巧，是我花了好幾年的心血才逐漸發展與建構的。如果各位在一開始運用這些技巧時覺得有些艱難的話，別忘了，你與同事正在奠定必要且耐久的基礎。雖然並非所有人未來都會採用遠距工作模式，不過，虛擬辦公室、分散式工作與跨國合作將會在未來的工作安排中占據極大部分，因此我們更應從現在起思索該如何擴展技能、技巧與績效，使自己與組織都能更加進步。