機靈力和工作流程最佳管理力：快速學會讓工作無往不利的2大能力

推薦序  機靈力是成功前重要的敲門磚    許書揚                                                       
推薦序  想要掌握在職場成功的要訣，就從培養「機靈力」和「工作流程最佳管理力」開始                詹文男

前言
第1部 [機靈力]篇
第1章 「機靈的人」擁有的習慣──事先察覺採取行動的方法
上司交代工作時，試著想像其中的意義和目的
以回報的速度贏得對方信賴
不只回應需求，也要掌握對方需求來採取行動
當上司交代「有空再做」時，要優先把這件事處理好
不求回報的貼心，讓對方產生感謝與喜悅
受人之託時，要以爽快的回答接受
以量身打造的方式稱讚對方，就能獲得特別的好感
以小小的謊言減輕對方內心的負擔
視線、姿勢、動作總動員，全神貫注傾聽對方說話
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第2章 「體貼」的技術──識大體的人懂得自然的關心
養成平等待人的習慣，自然就會有人望
學會找上司說話的方法，成為「識大體」的部屬
看穿別人藏在話語背後真意的技巧
成為能誠摯說出「謝謝」、「您辛苦了」的人
「我很忙」、「這我知道」是缺乏體貼的糟糕話語
如果有人心情沮喪，以體貼的舉動傳達關心
擅長把工作交給部屬的上司的高明放任技巧是什麼？
在宴席場合當個好聽眾來活絡氣氛
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第3章 機靈的「說話術」──贏得好感與信賴的技巧
傳送出共鳴或贊同的信號，讓對方覺得「相談甚歡」
「延伸話題的附和」與「同意的附和」相比，傾聽技巧略勝一籌
和初次見面的人談話要尋找雙方的「共鳴點」，由你先「出示自己」
拜託忙碌的人幫忙時，要大方說「請助我一臂之力」
「失敗也沒關係」比「不准失敗」更能讓部屬成長
責備部屬前先冷靜下來，「斥責時也稱讚優點」更有效
「您現在方便講電話嗎？」是傳達體貼的必要話語
讓收件人對你有好感，寫電子郵件的三大技巧
拒絕時讓對方有所期待的人，不如明確拒絕的人受信賴
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第4章 「禮節」與「行為舉止」──送禮、致意、儀容、宴席、派對……
為「送禮」增添附加價值，比別人更勝一籌的技巧
以小小的回禮抓住對方內心的技巧
不要讓你的形象被扣分，儀容的三大重點
打招呼就能緊緊抓住對方的心
不時維護公司內共有的空間和時間
別人找自己商量時，三個「傾聽」的訣竅是什麼？
酒席的場合上，「機靈的行為舉止」讓你與眾不同
出席中華料理的餐會時，擔任「幫大家分第一道菜」的角色
立食派對的目的不在食物，而是交流
利用「麥拉賓法則」，讓初次見面的人對你留下好印象
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第5章 「接待」與「招待」──以一流的應對讓人由衷喜悅的方法
機靈的電話應對少不了應答與轉接的技巧
迎接客戶來訪時，機靈接待的祕訣是什麼？
接待完後留下好印象，萬無一失的「送客」方法
你知道會客室或交通工具「上座、下座」的位置嗎？
讓女性說出「很開心」的餐廳約會技巧
讓工作上的「招待」大獲成功的「東道主」技術
為何處理客訴問題時，光是聆聽就能帶來極佳的效果？
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第2部 [工作流程最佳管理力]篇
第6章 工作流程思考──學習工作俐落的人所擁有的習慣
良好程序的工作來自事前的「計畫」
設定明確的目標，就能釐清「現在該做什麼事」
先做「有人在等的工作」讓後續處理順利進展
工作以「完成度八成」逐步處理比較有效率
提升工作的程序力，「甘特圖」的使用法
以「鳥瞰」和「蟲眼」來管理工作
陷入「好忙！」的恐慌時，可將工作分類以冷靜下來
理解「虛驚事故」的龐大數量，避開風險做好萬全準備
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第7章 管理時間的技巧──三倍有效利用時間的工作術
成為遵守期限的人，時間管理的「三個重點」是什麼？
預約工作予以「可視化」，就能確保自主工作的時間
大型工作當前，先分解成「小工作」處理
預留緩衝以策安全，防止趕不上期限的技巧
不浪費空白時間，空檔時間的有效利用法
確保屬於自己專心一意的時間，提升工作的效率和品質
預防沒有期限的工作拖延的「挑戰紀錄法」
從現在立即改掉「遲到五分鐘的習性」的方法
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第8章 架構化──以小小的動力輕鬆處理工作
工作予以「架構化」，以最少的力量得到最大效果
事務型的工作要「例行化」，決定好時間一鼓作氣處理
制定工作的標準作業程序，提升團隊的工作效率
電子郵件的「架構化」能大幅減少時間的浪費
以「維修」和「重開機」為停滯的工作提升效率
打開「專注力」的開關，讓工作順利進展
終結虛耗的會議該確實執行的三件事
「總之先動手做做看」能啟動工作模式的引擎
「提早三十分鐘到公司」加快工作流程的節奏
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第9章 以效率化縮短時間──工作加快不再加班
「統一處理」同類工作是加快速度的關鍵
「兩分鐘內能讀完的文章」喚起對方的閱讀意願
利用「商學理論」加快解決問題的速度
遇到瓶頸時，以「假說思考」找出假設的答案
自己回應的速度快，對方也會跟著變快
以「逆謊報」降低期待值，製造驚喜效果
創造空白時間促進「思考型」的工作
利用一貫法則變身為「工作速度快的人」
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第10章 程序的社交術──受信賴的人的人際操縱術
解讀上司的類型，聰明操縱的方法
上司是最大的客戶，以「上司市調」掌握其需求
「報告、聯絡、商量」的關鍵在「商量」，以商量→聯絡→報告的順序解決問題
以「課題→對策→展望」的順序說話，就能引導至自己想要的結論
以頻繁出示的方式讓上司參與工作
請別人幫自己代勞時，不吝於「說明」的人會成功
想要在開會時讓提案過關，就要「打通關」增加自己的夥伴
「由你先付出」成為受信賴的人
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參考文獻
 

推薦序

想要掌握在職場成功的要訣，就從培養「機靈力」和「工作流程最佳管理力」開始

　　因在大學兼課，常有機會向許多即將畢業的同學介紹上班族今後的職涯發展。由於現今經濟狀況不佳，就業情勢相當嚴峻，加上公司成長不易，使得員工升遷產生瓶頸，因此學生們除了擔心就業的問題之外，也對如何在公司內是否能夠順利發展一事頗為關心。

　　事實上，如何在公司內快速升遷，這個問題很難回答，因為根本沒有標準答案。有些人成功是在於擁有冷靜的頭腦；有些人則歸功於熱情的性格及極強的同理心，很難有個共通的標準。

　　話說回來，若觀察許多在企業內被重視的年輕人，以及優秀的中堅幹部，他們大多有一些共同的特質與性格，例如與上司或部屬、客戶的應對處理相當合宜，具備溝通及思考的技巧，有一套系統化具效率的做事方法及善於管理時間等，若能琢磨提升這些能力，相信在公司內的升遷指日可待。

　　但問題是，知道這些能力很重要，那應該如何培養呢？這些能力是天生的嗎？還是可以後天培養？事實上，這些都是可以經由持續不斷的訓練來提升。各位手上的這本《快速學會讓工作無往不利的2大能力 機靈力和工作流程最佳管理力》即是將在職場上最需要的機靈力及工作管理能力進行解構，指導讀者如何在工作中進行「思考」、如何「管理時間」、表現「體貼」、「合宜說話」及「接待與招待」等，讓讀者能在最短的時間內掌握在職場成功的要訣！

　　本書對於困擾於如何在工作上更上層樓，或者希望在職場上更精益求精的上班族，將是很好的教戰手冊；對於想協助部屬提升能力的主管，也很適合作為指導手冊。期許本書能讓所有的上班族都可在短期內向上提升，同時協助企業業務大幅成長！
 
推薦序

機靈力是成功前重要的敲門磚

　　機靈力是現代人應該要磨練的能力，在創業家身上的機靈力就是所謂洞燭先機的能力，在行銷人員身上的則是了解市場的趨勢以最快的速度對市場環境做出應對，許多具有創意的「時事梗」便是行銷人員是否具有機靈力的展現，業務就更不用說了，要能夠隨時應對客戶的各種需求，一般行政人員也需要機靈力，日語中「空気を読む(讀懂空氣)」，即指掌握現場的氣氛就是機靈力的概念。

　　機靈與奸巧似乎只有一線之隔，但在我看來有絕對的不同。機靈是富有同情心，站在別人的立場思考進而察言觀色順應潮流；但奸巧的出發點是為了自己，為了成功致富而無所不用其極地去適應環境賺取他人信任進而獲利。所以我認為重點是在於出發點的不同，創造出來的結果當然也就大相逕庭了。

　　我曾經將拙著給兩位年輕的同仁分享，希望他們能有新想法。兩位年輕人都感謝地收下書籍，其中一位一個禮拜後我經過他的座位，發現該書原封不動地放在架上，另一位則是在給他的第三天就將閱讀心得與我分享，兩位年輕同仁展現出截然不同的機靈力。

　　天底之下無完人，每個人都有自己的性格和成長背景，因此塑造出來的個性和舉止也會有極大的落差。有機靈力的人，能夠縮小談話雙方間的落差，換句話說，機靈力能讓一個人處事圓融，甚至做到舉一反三，那離成功的終點就不會太遠了。

　　工作流程最佳管理力的部分整體來說可用「PDCA」一語蔽之。做事前要先計畫（Plan），再來是執行（Do），接著是檢查（Check），最重要的是檢查後的行動（Action），本書中針對各個流程提出更多執行上的細節供讀者參考。重點不在於細節的多寡，個人認為知道這些細節後該如何運用才是重點，期待讀者在讀過本書後能夠對機靈力與如何管理工作流程上有更進一步的體悟，進而在工作職場或是生活中找尋可利用的時機加以運用，活用之後必會內化，才能成為自己的能力。