簡報的藝術：留白‧空格‧用色，讓視覺效果極大化的100個製作技巧

前   言　簡報是一種引導決策者下決定的藝術！
 
STEP 1　善用6W2H，整理篩選你蒐集的龐大資料
要做什麼──確認決策者到底要聽哪些資訊
由誰執行──展現個人風格，也考慮使用者立場
到何時為止──訂定截止期限，以小時為單位
地點在哪裡──場合不同，資料類型隨著改變
為什麼這樣做──不要忘了你背後要達到的目標
目標對象是誰──了解決策者的背景資訊，以免自吹自擂
如何執行──不論紙本或電子檔，都用PDF儲存
花費多少錢──預算要精準，因為成本考量是下決策的最終關鍵
 
STEP 2  吸晴的版面與魔法數字，讓簡報展現獨特性
大量採用數據與官方資料，讓論述更有力
如何用「物質利益＋情感利益」，讓對方心動？
切記！「3」是最容易記住的魔法數字
模仿超市DM來分類資料，讓複雜報告變簡單
套格式的排版樣式，還不如獨創自己風格
文字直排橫排有學問！但最重要是考量閱讀是否方便
簡報10頁以下最理想，最好能讓對方數秒就掌握內容
30％留白最能凸顯重點，因為顏色花讓聽者心情躁
先擬訂設計圖再處理細節，以免重複做白工
 
STEP 3  文案力，決定你的報告是否夠犀利
一開始就破題，是為了……
用利益點與數據下標題，有3種手法
標題的字數該是多少？學學Yahoo新聞
內文文案的基本句型：什麼事＋怎麼樣
「條列式敘述」清楚有力，但得遵守5個規則
讓數據發揮500％的效果，該怎麼做？
 
STEP 4  巧妙使用圖表，打造120分的視覺效果
多用圖像取代文字，刺激眼球好記憶
切記一頁一圖表，因為太多反而模糊焦點
眼睛適合看Z字型排版方式，重點要放在頁面左上角
用表格框線的技巧，讓最重要的數字跳出來
圓餅圖、長條圖……，其實有不同的用途
加入圖片與照片，能觸發對方的感動與想像
 
STEP 5  魔鬼藏在你不知道的編輯細節裡
用對方公司喜歡的顏色，但最好控制在3種以內
慎選字型變化，以免報告顯得輕佻
調整字體大小，製造層次來強調想表現的重點
活用頁首頁尾空間，讓閱讀順暢無阻
 
STEP 6  別漏掉最後確認，以免鬧笑話收拾不了
你忘記寫截止日期與聯絡人嗎？那就很難成交！
錯字、漏字及錯誤訊息檢查了嗎？小心誤會虧很大！
半形、全形混搭嗎？這樣會讓對方覺得你不細心！
列印與裝訂漏頁？製作者用不用心，看這裡就知道！
跟對方確認寄送過程了嗎？沒收到你不就白搭！
實戰I  九個專家級技巧，一次學會！
技巧1 用框線與儲存格，強化表格重點
技巧2 藉由圖像與圖解，引導聽者加深理解
技巧3 加入照片與截圖，添增真實感
技巧4 物件排列井然有序，穩定版面整潔
技巧5 設定投影片母片，有效凸顯特色
技巧6 PPT翻頁、動畫及彈出功能，激發對方好奇
技巧7 投影與紙本的重點不同，使用時得多點巧思
技巧8 設定排練計時功能，適當調整頁數與資料量
技巧9 備妥紙本資料，因應簡報突發狀況
實戰II 九個專家級案例分析，馬上派上用場！
案例1 例行會議通知（Word）
案例2 內部企畫、預算報告等直式企劃書（Word）
案例3 外部提案、企劃等橫式企劃書（PowerPoint）
案例4 媒體邀請函、新聞稿（PowerPoint）
案例5 活動傳單（Word）
案例6 業務會議資料（Excel）
案例7 視察報告書（Word）
案例8 應徵、專案負責人的職務經歷書（Word）
案例9 專案企劃書（PowerPoint）
 
後   記  為了讓提案通過，請馬上鍛鍊你的簡報資料力！
 

前言

簡報是一種引導決策者下決定的藝術！

　　◎簡報的成敗關鍵，就在於內容

　　首先，非常感謝你在眾多相關書籍中，選擇閱讀本書。相信不少人是因為對標題那句「讓提案快速通過」感到好奇吧？

　　參考前輩上次提出的簡報，做了一份類似的資料，但卻無法獲得上級認可；或是已閱讀相關書籍、參加研討會，努力學習製作的訣竅，最後提案還是沒有被選上……你是否也有這樣的煩惱？

　　這可能是因為，你至今所學只是「製作簡報資料」的方法，而不是「製作出『能夠讓提案通過』的簡報資料」。

　　提到書面資料，大多會先想到簡報資料和業務資料等，也常被視為是簡報和業務範圍的一部分。不過，就某種程度來說，其實「書面資料可以代表整個簡報」。首先，提出的資料要被認同，才能獲得現場報告的機會，最終在簽約及付款時，也必須附上相關資料。也就是說，如果書面資料製作得夠仔細，甚至不需要後續的口頭說明。

　　◎5項重點，決定提案能否通過

　　什麼樣的資料才能讓提案快速通過？書面資料是一種商用文書，大致區分成「必須按規定進行」以及「可自由表現」兩種。我個人在製作資料時，通常會盡量站在決策者的角度，反覆思考下列五項重點。

　　提案通過的關鍵─GHOUS

　　Goal（目標）：意識透過這份資料，會對「什麼事」造成「怎樣的影響」。

　　Hospitality（親切）：提供貼近對方需求的內容，可以促使提案通過。

　　Originality（原創）：展現出資料的獨特性，更容易被選上。

　　Usability（實用）：重視資料對於閱讀者是否實用。

　　Simple（簡化）：不試圖說服閱讀者，而是讓對方打從心底接受。

　　如果製作資料的人沒有先掌握這份資料的目的，將無法順利誘導閱讀者達到目標（Goal）。製作資料不只是一份文書工作，必須一開始就仔細思考，這份資料將對什麼事造成怎麼樣的影響。

　　第二步要了解，判斷一份資料的好壞，不是透過機械系統，而是有感情的人。提供貼近對方需求（Hospitality）的內容，能夠有效增加提案成功的機率。在書面內容上可以加入一些小巧思，會更易於閱讀、加速理解。

　　接下來，不能只模仿他人製作的資料內容，也要找出屬於自己的原創性（Originality），才能進一步成為閱讀者眼中有內涵的資料。另一方面，資料的內容是否實用（Usability）也十分重要。過於複雜的內容，需要花費更多時間來理解，在製作資料時，最好刪減過度複雜的部分，盡量讓對方「只要做決定就好」。

　　最後一個步驟是簡化（Simple）。編輯資料時不需過多說明，盡量以內容來誘導對方，讓閱讀者以直覺來進行判斷，達成雙方的共識。
　
　　◎站在決策者的角度思考

　　近三十年間，我主要在大眾傳播業負責「資訊傳達」相關工作。包括在廣告公司和傳播媒體業界，有不少執行簡報跟聽別人簡報的經驗。至今曾提出不計其數的簡報資料，也有許多機會聽取他人簡報，吸收各種經驗。

　　之所以精通製作簡報資料的訣竅，是因為深知「報告者」與「決策者」雙方的心理。當有複數決策者時，會仔細觀察、研究他人的思考及談話模式。

　　「以對方的立場來說，會有什麼樣的需求？希望避免什麼樣的狀況發生？只要找出這些重點，提出適合對方的簡報資料，就很容易讓提案快速通過！」以這樣的基礎製作簡報資料，可以大幅提升提案成功的機率。

　　◎6個步驟，輕鬆製作簡報資料

　　由於職務的關係，許多人主動問我製作簡報資料的訣竅。在教學相長的過程中，我發現許多人都煩惱「不知道該從何做起」。多數人不會在學校或公司學習到寫企劃書、製作書面資料的方法。因此，我藉由長年磨練出的資料力，進一步思考是否能夠透過其他方式，簡單整理製作資料的訣竅。

　　於是，我歸納出圖表2的階梯式步驟，只要依序進行，就能夠大致掌握製作重點。

　　本書中會詳盡介紹其中的細節。無論是什麼類型的資料，只要以「規劃資料樣式→決定內容架構→編寫內文→調整視覺效果→編輯內容→最終確認」這六個步驟依序進行，就能用最簡單的方式，完成一份能讓提案快速通過的簡報資料。

　　◎用6W2H，做出完美簡報資料

　　在上述所有步驟中，以一開始的「規劃資料樣式」最容易被忽略。但這個第一步，其實是完成出色簡報資料的關鍵之一。

　　身為一名諮詢顧問，每天經手不少相關資料，我發現在許多資料中，其實包含許多與判斷決策無關的情報，有時就連研究簡報的專家、資料製作達人所做出的報告也不例外。就算已提出眾多資料，如果缺乏可供判斷的資訊，也很難讓提案順利通過。所以在製作資料之前，必須先確認6W2H的重要情原則。

　　假如省略以下任何一項因素，資料就容易出現破綻，並可能成為提案無法順利通過的原因。

　　6W2H是什麼：

　　What：目標是什麼？

　　Who：由誰執行？

　　When：時間？

　　Where：地點在哪裡？

　　Why：為什麼這麼做？

　　Whom：目標對象是誰？

　　How：怎麼執行？

　　How much：預估花費金額？

　　必須在確認決策方立場以及資料需求類型之後，才能開始製作相關資料。舉個例子來說，同一項產品提案，向A公司和B公司提出的資料切入點及內容如果完全一樣，通常很難獲得青睞。

　　◎加強製作能力，才有信心面多更多挑戰

　　如同前述，GHOUS與6W2H是製作資料的基礎，本書會在內容中提及其中的關聯性，也將提供交出資料前的最終確認表、可同時用於Word及Excel的通用格式、具代表性的資料範本等。如果你缺乏實際製作經驗，不妨從本書提供的方法，循序漸進地嘗試。

　　加強製作資料的能力，也是培養逐步實現理想的能力。達成想做的工作能讓人感到充實，更有信心面對不同的挑戰。願本書能夠為你的人生，帶來令人欣喜的變化與機緣。