前言
先找對問題,再解決問題/內田和成
我想很多人都有這樣的經驗——明明照著主管的指示,提出問題的解答並執行完成,但是卻不知怎地,主管並不滿意。
這當然也可能是因為主管本來就是個難搞又挑剔的人,不過,其實很多時候是因為解決「錯誤的問題」,所以導致無法讓主管滿意。
雖然解決問題是工作上重要的一環,然而,前提是僅限於破解「正確的問題」。
職場和學校不同,沒有人會教導我們「請解答這個問題」。也許剛開始時,主管確實會指示我們「解決這個課題」,但是慢慢地,自己必須思考「課題是什麼?」甚至必須自行思索解決方法。如果沒有培養起這種能力,就當不了領導者或經營者。
如果因為某些因緣巧合,使得欠缺這種能力的人物當上領導者或經營者時,其所率領的組織或團體就會不知道應投入的課題,而陷入沒有方向、如無頭蒼蠅般混亂的狀態。
要怎麼做才能找到正確的問題或應解答的問題呢?波士頓顧問公司(The Boston Consulting Group,BCG)稱此應解答的問題(課題、議題)為「論點」(issue)。公司內部幾乎天天都有這樣的討論:「這個專案計畫的論點是什麼?」「這裡 應回答的論點是這個和那個。」
所謂「論點」,指的是「應該提出解答的問題」,而定義此應解答問題的過程(process),即稱為論點思考。至於問題解決的過程則是如下進行:
先從幾個可能的論點當中,設定真正的論點,再針對該論點,想出幾個解決方案,然後,再從當中選擇最佳解決方案,付諸實行。
換句話說,論點思考位於問題解決流程的最上游。
如果一開始論點設定錯誤,處理的問題就會是錯誤的問題,因此,即使其後的問題解決作業做得再正確,也不會出現有意義的結果。從而變成只好再回到論點設定的步驟,重新來過。如果想在短時間內提出解答,則一開始的論點設定將會變得十分重要。
企業都各有數不盡的問題。即使想把所有問題一一解決,不但沒有時間,且人手也不足。工作都有期限,而能自由運用的工時也有限。因此,必須從中篩選出應解決的問題選項,再從中正確選擇、進行解決,彰顯成效。我想各位讀者應該都已了解,若要彰顯成效,選擇問題極為重要。
透過正確進行論點設定,將可限定應思考的方向,從而可捨棄其他許多不需要思考的部分,這是論點思考的好處。
一位優秀的管理顧問(consultant)會把自己的經驗和直覺、顧客(或自己的主管)的問題意識,以及對於現象的解釋等所有要素相互對照後,再設定 論點。如果是合夥人(Partner)層級的管理顧問,雖然會把其他調查、分析作業全權交給屬下處理,但是,唯有論點設定,一定還是會親自貫徹執行。
本書試著把一直以來存放在管理顧問腦中的內隱知識、一般認為只有專家才擁有的超高技藝,設法以進行因數分解的方式,轉化為讀者所能理解的形式詳加說明。
筆者在前著《假說思考》(中譯本由經濟新潮社出版)中,主要闡述如何用最高的效率、最有效的方式解決問題,並有幸獲得讀者許多迴響,包括「還好有這本書,讓我處理工作的速度變快了!」「讀了以後,才恍然大悟!」等。
這次,這本書則是要提出這個問題:「如果手邊正在解決的問題本身就是錯誤的問題,那該怎麼辦才好?」想要在工作領域獲得成果時,解決問題是一項非常重要的因素。而此時,手邊正在解決「正確的問題」,則是不成文的前提。
然而,試想,你目前正在解決的問題、接下來要解決的問題,真的是正確的嗎?會不會有其他應解決的問題?試著利用這個機會,思索這個問題,也是本書的目的之一。
本書如能對眾多希望釐清真正問題本質的職場工作者有所助益,將是筆者最大的榮幸。
推薦序一
論點思考,讓你掌握問題的本質 許士軍
解決問題,有賴捉住問題的「要害」。
究竟什麼是問題的要害?往往不在於問題的表象,而是要有能力將這個問題放在一個架構或系統裡面──這也就是人們常說的mindset(心態)或mental model(心智模式),也就是本書中提到的「問題意識」;否則,我們所看到的問題是孤立的,也沒有意義可言。
本書詳述如何將一個問題,放在一個具有價值和意義的架構中,找到問題本質,並且設定成為論點的思考過程。
(本文作者為元智大學講座教授暨校聘教授)
推薦序二
論點,就是找到問題真正的源頭 楊千
讀完《論點思考》這本書之後,讓我想到一個親身經歷。
很久以前,有一位年輕學生問我:「人為了什麼而活?人生的意義究竟是什麼?」
當時的我,傻傻地將他的提問當成真正的問題(本書稱為論點),按照問題的字面意思,用蘇格拉底(Socrates)、柏拉圖(Pareto)、亞里斯多德(Aristotélēs),甚至蔣中正等名人的說法,試著想為那位年輕學生解答。
後來,累積許多經驗之後,我發現聽到別人提問時,不能只聽字面上的敘述,就把它當成真正的問題。因為,發問者提問時可能隱藏真正的動機,因此,提出的問題稱不上真正的問題(論點)。按照別人提問的字面意思就急忙回答,其實是錯誤的舉動。
我發現,以年輕學生問我「人為了什麼而活?人生的意義究竟是什麼?」為例,如果想要找到論點,最好能夠進一步詢問對方:「最近上課情況怎麼樣呢?」「這 學期報告是不是很多?你好像還要打工,忙得過來嗎?」「畢業之後有什麼計畫呢?」……等,乍看之下與對方提問無關,卻有助於找到真正問題的提問。
深入了解之後,往往會發現原本看似問題的提問──「人為了什麼而活?人生的意義究竟是什麼?」其實是個假議題,並非真正的問題(論點)。事實上,年輕學生說不出口的真正問題,通常是在課業或感情上遇到瓶頸,或是對自己的前途感到焦慮,需要找人進一步商量。
透過出其不意的深入詢問,找到年輕學生的提問動機、目的與背景,順藤摸瓜找到問題源頭,進而關心他、引導他,並且針對真正的問題對症下藥,原本愁眉苦臉的年輕學生就能突破人生瓶頸,重新展現燦爛的笑容。
此外,我也想到美國前總統柯林頓(Bill Clinton)一九九二年競選總統時,向對手老布希(George H. W. Bush)陣營喊話:「笨蛋!問題在經濟!」(It’s still the economy, stupid!),最後勝選入主白宮。可見得能夠掌握真正的問題,就是成功的一半──方向比努力重要,問題的方向對了,就只剩下努力解決問題的工作了。
論點思考的意義,就在於必須進一步(或進好幾步)深入挖掘、找到論點,不僅能幫助我們找到真正的問題,也能應用在培養人才方面。比方說,書中提到挑選或 培養幹部,最好的方法就是給對方機會,讓他們自行思考「究竟什麼才是真正的問題?」並且在工作中考驗其解決問題的能力。
在鴻海集團郭 台銘董事長的語錄中,對於幹部必備能力的要求之一是「預見問題、提出問題、解決問題」;其中,很重要的關鍵就是「提出正確的問題」,在本書中稱之為「論 點」。以論點為核心,在它的前面加上「預見重要的問題」,在時間上,就會給自己充分準備的時間;在實務上,找到論點就已成功一半,進而有效地針對問題根源 解決問題,才可說是克盡全功。
當然,每一個企業遇到問題所處的時空背景不同,優先或核心問題也隨之而異。有些問題非常嚴肅,甚至涉及 價值觀與哲學觀。幸好,本書談論的內容只限於一般日常生活或職場中,工作者、主管或企業家在經營企業中碰到問題時,如何透過一套有系統且能按部就班的方 法,進而確認究竟什麼是真正的問題。因此,對於想要「找對問題進而解決問題」的讀者來說,這是一本內容淺顯易懂的書。
此外,近來我觀察到成功經營者不約而同有一個共同特質──了解「現場」,與本書中一再強調「注重現場」的主張不謀而合,唯有保持與「現場」的連結,才能找到真正的問題、正確的論點。
所謂「現場」,就是企業運作中各種活動實際發生的場所。它可以是很具體的人與人互動的場所(如餐廳),也可以是人與機器互動的介面(如網路銀行),更細 一點也包括了機器與機器之間的互動(如不同機台的合作,或像網路中不同路由器之間交換資訊與合作)。對現場愈了解愈能接近事實,也就愈能針對問題源頭提出 解法、進行管理。
本書《論點思考》作者內田和成,曾任波士頓顧問公司(BCG)資深副總裁兼董事,本書是他在BCG工作二十五年集大 成的智慧結晶,將管理顧問如何發現真正問題(論點)的思考過程分享讀者。書中有許多實際案例,大到一個國家的少子化問題,小如前往餐廳點菜,讀起來相當平 易近人。
整體而言,對於如何找到真正問題的論點思考,我個人的體會是要經常帶有「問題意識」,也就是對於問題的本質產生好奇,勤於尋找產生問題的真正原因,才能對症下藥、徹底解決問題。
不論是日常生活或工作職場,每一個人論點思考的能力愈強愈好,而作者提到「增加抽屜」(抽屜比喻放在腦中的案例資料庫)就是一種手段。所謂增加抽屜,就 是多接觸各行各業的個案,讓資料庫更為豐富完整,也能活用於確認各種論點的思考過程中。本書中有很多情境、對話與案例,可以直接做為讓抽屜更豐富的素材, 相信對於讀者很有參考價值。
(本文作者為國立交通大學經營管理研究所教授,曾借調至鴻海科技集團擔任董事長室永營專案顧問)
導讀
論點設定是解決問題的第一步 徐瑞廷
相信對本書有興趣的你,每天為了解決大大小小的問題而苦惱。經營者思考策略方向或資源分配,業務人員忙著達成銷售目標,行銷人員煩惱如何精準地投放並執行有限的行銷預算,產品經理制定正確的產品規格,工程師則為在預算與時間的限制內交付出產品。
然而,你是否也常遇到下列情況?花了許多力氣解決問題,最後卻徒勞無功?比方說,公司業績不振,以為是現有銷售團隊不力,所以換了一批人,給了高額的報酬,業績依舊毫無起色。
或是,認定是現有產品市場價格競爭太激烈導致利潤下滑,花了一年時間開發新產品之後反而賣不出去,虧了更多錢。
原因無他,很可能就是因為你解決「錯誤的問題」。
近年來,坊間充斥著許多問題解決的書,多半著重於利用機械式分解法──把一個所謂大問題,拆成好幾個小問題,然後一個個解決。比方說,如果公司業績不 好,因為銷售額等於單價乘以數量,所以分別對為何產品銷售數量不佳,或只是價格設定是否出了問題進行檢討。這種機械式找問題的方法,好處是容易上手,然
而,很少能夠真正在實戰上發揮效果──因為許多複雜的問題,並非靠著簡單的分解就能找到答案。
舉例來說,手機大廠諾基亞 (Nokia)正在為如何能夠突破在智慧型手機(Smartphone)市場所面臨困境而苦惱,如果用機械式分解法來看問題,很有可能會朝著變成如何打敗 iPhone與Android手機來思考,或是如何在先進國家與發展中國家取得領先;再者,也可能把問題分解成如何在運營商和零售通路取得優勢來看。不論
怎麼分解,你都會發現這些問題還是一樣難以回答,或是就算能勉強回答,也不容易反映在下一步行動上。
波士頓顧問公司(The Boston Consulting Group,以下簡稱BCG)的顧問每天都在幫助許多組織解決複雜的問題,包括擬定策略、組織設計與再造、發掘新的商業機會、設計進入市場方式、提升組織 能力……等。對於如何針對棘手的問題提出解決方案,我們當然有一套方法論(詳情請參閱本書作者內田和成的另一本著作《假說思考》,中譯本由經濟新潮社出
版)。但是,各位可能不知道的是,有許多客戶願意花錢雇用我們,不僅因為我們能夠幫助解決問題,更重要的是,我們會協助客戶尋找正確的問題並且著手解決。
在BCG內部,我們把這些應該解決的問題稱之為「論點」,也就是應該討論的焦點所在。
我們相信,要解決問題的第一步,就是設定正確的論點來回答。
本書是我們第一次對外公開BCG論點設定的方法,從「什麼是好的論點?」開始,到「如何發掘、篩選與選定論點?」到整理論點,作者都有詳細的說明。雖 然,論點設定沒有一個固定不變的機械化公式,但是,全書提供了相當多BCG顧問常用的實戰手法與案例分析,提供各位讀者參考。
有關論點的發掘,通常有三個方式,包括提問並聆聽當事人說明,以及拋出假設並觀察對方反應,或實地走訪現場(工作第一線)。
比方說,你可能在與當事人對話的過程中,發現原來公司市場占有率下滑的原因,是因為沒有在新興的通路上取得優勢。或者,在實地走訪現場之後,注意到原來 客戶流失,是因為零售商沒有把客戶的不滿傳達到總部。因此,發掘論點的重點在於經常帶有強烈的問題意識,不要被表象所迷惑。
至於篩選論點,懂得如何識別論點的「脈絡」好壞乃是關鍵。換句話說,必須了解「好的論點」與「不好的論點」之間的差別。
我們相信,一個好的論點絕不會過於空泛,也不會是一個遙不可及的夢想。像是「公司如何能夠在兩年內提升營收五○%?」顯得過於空泛,「我們怎麼樣開發一個像iPhone般的殺手級產品?」則顯得不切實際。
一個好的論點,不但是可以解決的,解決之後也能為組織帶來極大的成效。回到剛才諾基亞智慧型手機的例子,「是否應該放棄既有的平台、投入Android 陣營?」對諾基亞來說可能就是比較好的論點(諾基亞在二○一一年初,已經決定放棄Android平台,而是採用Microsoft的平台,並逐漸減少投入 現有的Symbian平台)。
當選定幾個關鍵論點之後,最後再將這些論點利用議題樹(issue tree)的方式梳理邏輯。你很可能會發現,這些關鍵論點之間存在因果關係。比方說,你可能認為「研發人員的滿意度」「客戶回饋的即時性」與「新產品開發 能力」是扭轉公司虧損的三大論點,但是「研發人員的滿意度」與「客戶回饋的即時性」,其實是「新產品開發能力」(大論點)之下的兩個子論點(中論點)。
目前,《論點思考》與《假說思考》這兩本書,已經成為BCG新進顧問的必讀書籍,相信讀完後對各位尋找問題並解決問題的功力,會有極大的助益。
二○一一年八月於首爾
(本文作者為波士頓顧問公司合夥人兼董事總經理、台北分公司負責人)