前言 「一分鐘」隱含無限可能
成為能幹高手的最佳捷徑
既然要工作，當然是做個「能幹」的人最好，這應該是所有工作者的共同心聲。那麼怎樣才算是「能幹」的人？能幹的定義有很多，其中最簡單又眾所公認的，就是「工作速度快」的人了。
工作速度越快，就能處理越多工作；反之，速度慢的人，能做的事情也有限。有人覺得後者完成的工作比較細緻，但我的經驗並非如此，反而是前者因為做了大量工作，經驗值高，品質也更好。所以隨著時間過去，兩者的差距將越來越遠。
請實際觀察你身邊受到大家公認能幹的上司或同事，幾乎毫無例外，工作速度都很快。通常「一流的工作」指的是讓他人刮目相看的成果，而壓倒性的速度與工作量，正是最典型的例子。
而且這種人還會影響身邊的人，一起追求相同的速度。這是非常重要的元素，大多數工作都仰賴公司內外成員的團隊合作。
如果團隊裡有一個人創造節奏，整個團隊的產能都會提升。產能提升，成員的心態與實力也會隨之向上。
這麼一來，大家當然都想跟這種人一起工作。在這樣的團隊中受鍛鍊、受認同，才是讓自己成為下一個能幹高手的捷徑。
尤其是經驗尚淺的人，跟到什麼樣的上司，就會大大影響往後的工作狀態。受到能幹的上司提拔，當然比較快站上重要職位；如果上司不能幹但疼愛下屬，也可以有個「還可以」的位置。既然如此，當然是前者好多了。
那麼，如何才能受到能幹上司的賞識呢？最確實的方法，就是培養出能讓人看上眼的速度。如果覺得技能不夠純熟，就先從雜務和眼前的工作開始鍛鍊處理速度，除此之外別無他法。
能幹的上司通常都很忙，都希望自己最好是能專心做決策、發號施令。他們不想敲鍵盤處理文書事務，而下屬能做的事也不會想自己扛。如果下屬能滿足這種上司的需求，一定會獲得「可造之材」的好印象。自然而然，上司就會想把更重要的工作交給這樣的下屬處理。
用一分鐘為工作分段
所以我有個建議：請你先從提升平時工作速度開始訓練──不是普通的「增加效率」或「縮短時間」，而是要能夠「一分鐘搞定」。
或許你會覺得，這怎麼可能？請把想法做個一百八十度大翻轉，拋棄「這件工作做完，看時鐘已經過了一小時」的心態，一開始就要抱持「只有一分鐘可以處理這份工作」的決心。「一分鐘後沒搭上電車就來不及」、「客戶再一分鐘就到了」……先想定這樣的情況，就沒那麼不可思議了。
為什麼是「一分鐘」？
因為我們人類的體感，可以大致掌握一分鐘的長度。想像手錶秒針轉一圈會更清楚，腦中浮現錶面之後，要二等份、三等份、四等份都可以。用影像來分辨會較簡單。
「一小時做完工作」、「十分鐘演說」……這樣是不行的。
光是想時間怎麼安排就頭大了。時間長，誤差自然也大，多出來的時間就浪費掉了。
如果有人要求你在「一分鐘內說完」，心底自然會覺得必須說得簡潔有力。至少會開始考慮「那個小故事應該說得完」、「這個話題應該立刻能搞定」。
如果以一分鐘為單位來給工作分段，就沒時間考慮多餘的事情。而且會因為採用「短短一分鐘內能做什麼」的觀點，而立刻切入核心部分。這不但需要過人的集中力，也會完全改變工作的品質與創意。
反覆練習這個動作，就能更準確的掌握一分鐘長度，處理工作量也會增加。如此一來當然也能增加自信，獲得周遭人士的正面評價。
這一點也不難。我們經常怕麻煩而把工作往後延，但是工作堆得越久，就變得越麻煩，也越不想動手處理，結果只能花費更多不必要的時間與勞力。反而是一開始下定決心快速完成，處理起來會驚人的快。
比方說，我曾經跟某大學的職員洽談某項活動，「名稱大概如此這般，時間地點如此這般就好，要如此這般召集人群，然後如此這般進行活動。」我才說完，對方已經當場輸入電腦、做出宣傳手冊草稿了。
我要做的只有簡單審核而已，因為如此，當天的洽談只花數分鐘就搞定。
如果當時他說：「那我回去整理一下剛才的內容，改天再給你看成果。」我們就必須再找時間見面，記憶與衝勁也會消失，又要從頭開始暖身了。
這多麼浪費時間啊！如果是要追加新資訊，確實必須隔一點時間，但是除此之外，工作的原則還是「打鐵趁熱」。
所以才要把標準定為「一分鐘」。
一分鐘足足是十五秒廣告的四倍
但是真的想用一分鐘完成工作，確實需要正確的訣竅與訓練。
最重要的大方向有兩個。第一是把一分鐘的感覺磨練得更敏銳。有時候自以為是一分鐘，實際上卻已經過了三分鐘；也可能全心投入談話和作業中，就忘了一分鐘的限制。雖然一分鐘是每天都要接觸的時間單位，但如果沒有培養體感，並無法確實掌握。所以要先提升對一分鐘的精確掌握度。
另一個方向，就是學會「密度感」。一分鐘雖然很短，但只要有心，其實能做很多事。我們要追求的並非物理數量，而是意義的數量。
比方說我認識一位牙醫，他說就連刷牙，有人能刷出心得，有人則不行。刷牙的時間明明一樣長，不懂刷牙的人就是容易蛀牙。所以只要練好刷牙技巧，自然就不會蛀牙了。能夠擺脫蛀牙的恐懼，對日常生活來說也是一大好處。可見「有意義的刷牙才重要」。
再舉個簡單的例子，請思考一下電視廣告。對廣告公司來說，每十五秒就是一個單位。在創意激發階段中，如果沒練好體感，掌握「在這個橋段裡加入這個要素才能控制在時間限制內」之類的感覺，就不用做廣告了。
之前我曾經擔任過「CM大獎」的特別評審，仔細觀賞過許多CM（Commercial Movie, 商業廣告影片），再次對它們的高密度驚嘆。各位都知道，短短十五秒廣告所投注的資金非同小可，當然也需要絞盡腦汁而得的創意。那濃密的質感深深感動了我。
說點題外話，我甚至認為CM正是日本良知與常識的後勤倉庫。在這個所有人都各自透過網路與手機追求不同嗜好的時代裡，CM的播放目標依然是普羅大眾，讓許多人擁有共識，這一點在這個時代中尤其珍貴。
而且廣告並非單純的商品口號而已。例如山多利的罐裝咖啡BOSS推出《外星人》系列廣告，軟體銀行「白色專案」的《狗爸爸》系列，都是引起一時熱烈討論的大作。
這些優質廣告大大滋潤了日本文化。能讓不特定多數的觀眾或聽眾覺得「這個好有趣」，就形成了日本人共同的常識與涵養，甚至可以說，讓日本人獲得精神上的平靜。
從另一個方向看，廣告必須在十五秒內擠進大量資訊。一分鐘足足是十五秒的四倍，你是不是開始想像一分鐘能夠做到多少事了？
抓住骨幹重點的「三色原子筆」法
往後商務人士想必會更加要求速度與密度吧，這已經不是「只要朝九晚五自然會升官」的年代了，大家經歷的時間一樣長，就看誰能留下最高密度的成果、誰能走得最遠。尤其是身在管理組織的立場上或挑戰大規模工作時，更需要這樣的認知。
只要想像一下分秒必爭的急救醫療現場，應該就很容易了解。為了拯救生命，或是將傷害降到最低，必須在最短時間內進行最高密度的作業。很多情況下，每一分鐘的判斷與處理都攸關生死。如此看來，一分鐘真的可以做很多事。
不是我自誇，我的工作量非常龐大，大到甚至連學生都開玩笑說「老師的一天是不是比別人還長啊」。但我並沒有減少睡眠時間，也沒有犧牲私人時間。說得抽象一些，重點就是工作速度要快。
比方說要洽談事情，或者要瀏覽資料，原則上都要在一分鐘內完成。當然，這麼短的時間裡不可能掌握細節，但只要理解「大綱」「輪廓」「概要」「骨架」之類的骨幹部分，幾乎就等於理解整體了，所以很快就會完成。至少就我個人來說，這種做法從未發生問題。
這招也可以套用在電視方面的工作上。
通常我上電視節目當名嘴時，所分配到的時間都很短。比方說正式錄影中經常聽到「再四十秒VTR」的指示。在這段時間裡就要用談話做連接。如果來賓有五個，每人只能分到八秒，雖然沒有短到「一句話」的程度，也只能講個兩三句吧。
但既然難得上電視，只做普通的發言就太無聊了。
這時候可以派上用場的就是「三色原子筆」。先瀏覽一下手上的節目進行表，或是一邊看VTR的播放影像，一邊用紅色圈出重要關鍵字，再用綠色圈出自己覺得有趣的關鍵字。準備就只有這樣而已。
等到突然被主持人要求發言時，就從紅圈跟綠圈找靈感說話即可。正因為自己知道時間很短，才會挑出最棒的紅綠圈重點。你自己會決定優先順位，找出骨幹部分。
為了保險起見，我要補充一句，這跟品味、能力並無關聯，只是處在不得不這麼做的情況下而已。但是從結果來說很少錯失重點，所以不管什麼人面對什麼工作，應該都能運用這個手法。
如何訓練集中精神一分鐘
但我並不是要你把一小時分成六十等份，然後瘋狂集中。就算只集中一分鐘，其他五十九分鐘跑一般程序，也不成問題；或者，這五十九分鐘也可以是下一個一分鐘的準備時間。
請想像運動場練跑的情況。如果繞著一圈四百公尺的跑道不停轉圈，跑速永遠不會提升。最常見的訓練項目是三百五十公尺慢跑，最後五十公尺全力衝刺。像這樣鬆弛與緊繃交錯，才能鍛鍊心肺功能與腿力。
我在大學講課的時候，經常要學生用碼錶進行一分鐘的動作。比方說四人分一組，每個人用一分鐘針對某個主題發表意見，接下來四個人用一分鐘討論之類的。所有人各發表一次，只要八分鐘，加上一開始思考的時間，則是九分鐘，一輪只要十分鐘以內。當然我不會把九十分鐘的課全部拿來做車輪戰，但重點確實在於毫不留情的反覆操練。
一開始執行時，當然有很多人的時間分配失敗。明明討論時間只有一分鐘，卻有人說了四十秒，結果其他人幾乎沒有時間發言，也沒得討論。這種人就是時間體感不足。
不只是學生會有這種問題，幾乎所有人話都很多。每次我參加研討會之類的會議，總是有很高的機率碰到拿了麥克風就不肯放手的人；輪到我說話的時候，時間已經耗掉很多了。
大家缺乏的是「除算」感。假設三個人要討論一分鐘，一個人簡單計算得到的發言時間是二十秒。考慮到不得不延長收尾的情況，大概要取個六、七成，在十二到十四秒就得開始煞車。
反過來說，只要思考什麼發言可以控制在這段時間內就可以了。沒有時間說些不痛不癢的話題，所以可運用前述「三色原子筆」中的「綠色」標記部分，拿兩個部分出來說就好。若大家都掌握這個原則，僅用一分鐘也能達成刺激的討論。
經過指導之後，原本哀鴻遍野的學生，也慢慢發現如何有效使用十幾秒的訣竅。習慣了一分鐘的感覺之後，自然就了解怎麼使用頭腦的訣竅。
而且這不像考試戰戰兢兢的氣氛，比較像是在享受某種遊戲的樂趣。任何人都有辦法集中精神一分鐘。在一分鐘內輕鬆挑戰能完成多少動作，就是最好的心態。反覆訓練，增加作業密度，就會實際感受到能力提升。成就感會產生挑戰精神，讓你度過一個前所未有、充滿意義的一分鐘。
自由轉換肉食模式與草食模式
我再簡單說明一次，以一分鐘為單位處理工作，感覺可能一點放鬆餘地都沒有，會忙得要死。但實際上剛好相反，你將能創造節奏，獲得空閒時間。
換個說法，就是可以自由轉換肉食模式與草食模式。日常生活中大部分的工作，可能都是枯燥的例行公事，這可以說是草食動物的工作。不疲勞，不勉強，慢慢累積，這種時段一定少不了。
不過一旦決定「一分鐘內完成○○○」，草食動物的動作就趕不上了。你需要累積能量、全力衝刺的爆發力，沒有空閒考慮其他事，也沒時間休息。這就是肉食動物。肉食動物得到的不是普通的「草」，而是奢侈的「肉」，一定很有挑戰的價值。
當然，肉食動物也不可能整天全力奔跑。所以只要限制自己跑一分鐘，其他時間用草食狀態填補就好。一來一往，便能發揮雙邊的好處。
有了這樣的感覺之後，你會覺得身邊的人看來就像沒在動一樣，而且會發現自己之前多麼浪費寶貴的時間，怎麼沒有做更有效的運用。當你有這種想法時，就證明你已經往「能幹的人」更靠近一步了。
後面會提到，一分鐘能做的事情還真不少。對每件事更加熟練，等於是一點一滴增加工具箱裡的工具。
無論職業運動員或工匠，越是一流的人就越重視工具。因為他們知道，準備最好的工具，才有最好的表現。把每件「一分鐘工作術」都看成工具，研磨保養，應該就是一流商務人士的條件吧。
最近有越來越多年輕人成為「差不多先生」：工作差不多、賺錢差不多、生活差不多就滿足了。但這是一項危險的賭注，日本正處於走下坡的階段，如果在這時當上差不多先生，等於自己也在走下坡。與其把大半天都花在工作上，不如追求更高境界，會比較有趣。
沒有人不喜歡被稱讚「能幹」。雖然地位越高責任就越大，但相對的成就感也會更大。身邊的人都停滯不前，你要鶴立雞群便非難事。換言之，任何人都可以掌握絕佳的機會。
「一分鐘工作術」將是非常有效的引爆點，下一章開始，我會傳授其中法則。
