提早6小時下班的工作術：用架構化創造最高效率

推薦序　工作時間不等於業務績效　　戴勝益
推薦序　工作就是要事半功倍　　秦夢群
前言

PART 1 架構會改變你的工作

STAGE 01 為什麼架構是必要的？
．案例1 高明廚師的美味漢堡肉
．案例2 將事情完全交由優秀的人處理，真的好嗎？
．案例3 你認為自己長時間工作，很厲害嗎？
．個人的才能和努力，有著無法跨越的一道牆
．無論是誰、無論何時、無論做幾次，都可以獲得相同的成果
．成功的商業人士都懂得建立架構

STAGE 02 需要架構化的工作與不需要架構化的工作
．「作業型」與「思考型」
．「怕麻煩」的種類
．需要用頭腦思考的工作，應該多花些時間和勞力
．需要溝通的工作，也能建立架構

STAGE 03 為自己的工作建立架構
．將成功的體驗架構化
．將例行公事架構化
．要如何有效的運用時間，是所有商業人士永遠的課題
．靠架構讓日常工作變得更有效率
．跳脫「工作時間等於業績」的狀況
．建立架構，是在為自己將來的時間做投資
．正因為忙碌，所以才有成長的機會

STAGE 04 運用架構來領導團隊
．管理者所需要的架構
．新人和年輕的商業人士，應該去模仿成功者
．如果覺得窒礙難行，首先應該重新審視架構
．失敗經驗也可以架構化
．建立一套「可以確實執行架構」的架構

STAGE 05 建立可以長久維持的架構
．重點在於，不需要堅強的意志力也能長久持續
．持之以恆的竅門1　訂定小目標
．持之以恆的竅門2　借助別人的力量

STAGE 06 架構工作術的三個黃金原則
．原則1 不依賴才能
．原則 2 不依賴意志力
．原則 3 不依賴記憶力

PART 2 讓作業型工作徹底的效率化

STAGE 01 徹底活用檢查表
．作業型工作要以機械化作業的模式來處理

STAGE 02 將工作的內容和程序轉化為檢查表
．讓檢查表具備實用性的四個訣竅
．例行性工作，在第一次執行時便製作出檢查表
．任何事情都做成檢查表
．改良和建立同樣重要

PART 3 統一管理所有工作項目

STAGE 01 掌握資料管理的基本原則
．為什麼要統一管理？
．統一管理的竅門1 從頭到尾只使用一部電腦
．統一管理的竅門2 什麼東西都丟進去
．統一管理的竅門3 不要把資料夾分得太細
．統一管理的竅門4 用一定的規則來建立檔案名稱
．統一管理的竅門5 建立一個「其他」資料夾
．統一管理的竅門6 將備份的動作架構化

STAGE 02 利用待辦事項清單，統一管理所有的工作檔案
．活用電腦的工作管理功能
．要毫不猶豫的將所有東西都丟進清單中
．把新點子和備忘筆記以電子郵件寄給自己
．目標管理和幹勁的維持也都可以架構化

STAGE 03 「不要思考」的工作術，讓原本要花一天的工作時間縮短為兩小時！
．不需設定優先順序，從最輕鬆的工作開始，一鼓作氣處理掉
．在早上處理完所有作業型的工作
．當天沒處理完的工作該怎麼辦？

STAGE 04 為電子郵件的處理建立架構
．電子郵件的規則1 當場回信
．電子郵件的規則2 判斷的時間不超過五秒
．電子郵件的規則3 文章必須在二十行之內結束
．電子郵件的規則4 準備兩個以上的選項
．電子郵件的規則5　二十四小時原則

STAGE 05 將情報收集也架構化
．基本原則是：「讓自己變成接收者」和「不要阻擋資訊進來」

PART 4 架構化工作者的七種好習慣
．追求輕鬆
．簡單化思考
．不靠記憶，只靠記錄
．不知道的事，就要問
．以時薪的觀念來看待自己的時間
．模仿成功者
．創造自己的「模式」

PART 5 架構工作術的目標
．架構化所帶來的效益將高達百倍
．建立架構的第一步，就是將它寫下來
．貼近問題本質的架構工作術．架構化之後，腦袋就會永遠保持清爽
．將自己的財富也架構化
後記

推薦序
工作時間不等於業務績效
王品集團董事長　戴勝益

　　王品牛排有一道非常受歡迎的菜色──「蔬菜沙拉棒」，十餘年來未曾更換過，青脆爽口的蔬菜棒，支支都是「16公分×1公分×1公分」，沒有例外！

　　這些蔬菜棒如何做到「整齊劃一」的地步呢？

　　憑藉的正是切蔬菜的「亞克力棒」。它能控制產品的標準化，因此，任何一個人使用，都不會發生「凸鎚」的情況！

　　如果我們只是口頭上要求蔬菜棒的規格，而沒有統一的標準器具，廚師們會根據自己的感覺和經驗來處理，切出來的蔬菜棒必定是「支」離破碎、長短不一。

　　因此，建立工作上的標準化作業，絕對是提升工作效率的最大關鍵。

　　誠如《提早6小時下班的工作術》書中所言，標準化的工作下，無論何時或何人，都能呈現出相同的成果，甚至用最少的時間和勞力，創造出最大的效益。

　　如果，你也想下班後去吃牛排、看電影，打破「工作時間」就等於「業務績效」的夢魘，享受準時下班的樂趣，就快閱讀本書，讓自己擁有「下班準、樂很大」的快感！

工作就是要事半功倍
政治大學教育學系教授　秦夢群

　　現代社會環境變遷劇烈，工作職場也是瞬息萬變，失業的人壓力大，有工作的人更是戰戰兢兢。在這樣的環境下，許多人為了完成工作，必須不停加班而身心俱疲。

　　然而，許多成功的企業工作者卻指出，他們不僅能在同樣的時間中，完成比他人多好幾倍的任務，甚至能提早下班。最重要的是，工作之績效絕不打折，此中竅門值得玩味。

　　本書作者便是最好的範例，早年身為三家公司的經營者，過著夜以繼日，絲毫沒有喘息的生活。直到有一天終於病倒，才開始深思過往的工作方法是否可以改變。於是他開始為工作建立「架構」。時至今日，已成為五家企業的經營者，不僅在兩個小時內可完成三人份的工作，更同時利用節省的時間進行進修、閱讀及休閒，而本書就是作者最引以為傲的「工作術」。

　　本書共分五大部分，第一部分是「架構會改變你的工作」，其中作者將工作類型分為需要架構化的「作業型」工作，與不需要架構化「思考型」工作，並鼓勵讀者為自己的工作建立架構以有效利用時間；第二部分為「讓作業型工作徹底的效率化」，而方法就是將工作的內容和程序轉化為檢查表，並活用它；第三部分則是「統一管理所有工作項目」，內容包括如何進行資料管理、建立處理電子郵件的架構及利用待辦事項清單；而第四部分為「架構化工作者的七種好習慣」，作者提出七項工作習慣，如不靠記憶，只靠記錄，以及模仿成功者等，相信對讀者相當具有啟發性；最後一部分則是「架構工作術的目標」，作者認為架構化所帶來的效益將高達百倍，且是為未來的工作及時間進行投資。

　　《孫子兵法》有云：「上兵伐謀」，在工作領域也是一樣，若能妥善將自己的工作分類，並建立自己的工作架構，在處理工作時必定能獲得更高的效率。終日操煩並非上策，智慧工作才能事半功倍。

　　本書所提出的觀點實用可行，對每日窮忙之上班族當有一定助益。樂以推薦，並希望從此大家都能樂於工作。

前言

　　．每天被工作壓得喘不過氣。
　　．重要的工作一直無法著手進行。
　　．屬下不遵照決定好的規則做事。
　　．無法擁有自己的時間。

　　回顧一下每天的工作，你有這樣的感覺嗎？

　　事實上，在七年前，我也面臨過這些問題。

　　當時的我經營了三家公司，每天獨自做著三個人也做不完的工作。

　　即便我從早上六點開始工作到晚上十二點多，不做不行的工作依然每天不斷的增加。

　　最後我的身體終於支撐不了，病倒了。

　　「哪時才能輕鬆呢......」

　　即使工作量多到數不清，我還是抽空思考以下這些問題：

　　．要怎麼做，工作才能既有效率又輕鬆呢？
　　．好想只做愉快的工作。
　　．希望把工作交由屬下來做，也能有同樣的成果。
　　．希望有空閒的時間可以進修，讓自己成長。

　　想了很久之後，我決定為自己的建立「架構」。

　　因為被工作壓得喘不過氣，導致身體狀況變差，我才有了危機意識，決定要將工作「架構化」。

　　實際嘗試之後，工作確實變得輕鬆，而且公司也更加上軌道了。

　　現在，我經營著財務教育、商標、不動產、資訊科技、咖啡廳等五家企業。

　　而且一年閱讀三百本以上的書。

　　原本三個人來做也做不完的工作，現在我只需兩小時即可處理完畢。

　　為了進修，我去學校上課、參加研討會，學習英語會話和高爾夫球等。

　　也能挪出時間，每個月到海外做觀摩旅行或演講。

　　在我經營的公司裡，每天的例行公事都按照一定的程序來處理。

　　公司的職員們也都能各自管理好自己的工作，即使是剛進公司的職員也能立即上手。

　　公司的收入和獲利也持續增加中。

．只要有了架構，無論是誰來做，都能有相同的成果

　　架構就是，「無論是誰、無論何時、無論做幾次，都能獲得相同成果的一套系統」。

　　這套架構工作術，和才能或意志力完全沒有關係；和你或你屬下的學歷、性別也沒有關係。

　　就算你是怕麻煩的人、無法集中注意力的人，那也沒關係。

　　當然也不需要花到半毛錢。

　　所謂的架構，就是只要照著一定的規則來走，無論是誰來做都可以獲得相同成果的技巧。

．把自己架構化的好處

　　我每天的行程，還有我目前經營的公司，可以說是完全照著架構在運作的。

　　把自己、公司和業務架構化的好處，就是任何人都能獲得穩定的工作成果。

　　公司可以因而更加安定，職員也能放心的為公司奮鬥。

　　一家公司如果沒有架構，老闆或上司每天為了生意、資金而東奔西走，員工也會沒有辦法好好安心工作。

　　於是員工會開始找尋下一個職場，滿腦子只想著工作之外的事情。

　　公司就逐漸陷入無法成長的狀況。

　　這時我們該採取什麼樣的實際行動呢？

　　在本書裡，我將毫不吝嗇的傳授給各位一套具有實際效用的架構工作術。

本書的目的說穿了就是：

　　「讓你立刻學會架構化的竅門，使你的工作變輕鬆。」

　　在PART1裡，我將告訴你架構是什麼。
　　另外，我也會告訴你架構化對於哪些工作特別有效果。

　　在PART2裡，我將介紹能徹底讓工作變得有效率的架構化工具。
　　我會以我實際使用的表格來當範例，說明即使是新進職員也能做出相同成果的技巧。

　　在PART3裡，我將告訴你如何讓自己按照架構來行動。
　　自從採用了這個方法，以往需要花費一天的例行公事，如今我可以在兩小時內完成。

　　在PART4裡，我將告訴你擁有架構概念的人所具備的七種習慣。

　　在PART5裡，我要與你分享使用架構工作術之後所獲得的無壓力生活，以及工作變得更加愉快的感覺。

　　還有我因為把工作架構化的關係，而獲得了「有意義的時間」的故事。

　　這本書裡所介紹的都是我實際使用過的技巧，請你一定要試試看。

　　把你的工作架構化，讓架構為你實現目標。

　　若這本書能幫助你成長，將我是最大的榮幸。