效率10倍的萬用手冊工作術

前言　正確使用萬用手冊，任何人都能提升十倍工作效率　3

第一章　大幅提升效率的「萬用手冊工作術」基本功

01左右工作產能的「黃金時段」　16
02活用「黃金時段」的三階段　21
03嚴禁加班，在規定時間內一決勝負　28
04前一天就決定下班時間　32
05工作達「八十分」就放手　35
06公私不分　39
07萬用手冊必備的三種活頁表　44
08依工作內容規畫分頁卡　50

第二章　有助專心執行工作的「行程規畫」竅門

01自由規畫行程的兩種「武器」　58
02利用「時間鎖定」確保專注時間　60
03利用「自我約定」預約重要時間　62
04定約會當下就決定「結束時間」　66
05利用「自我期限」告別「拖拉病」　71
06重要工作採用「集中型」，捨棄「分散型」　76
07不止記錄「個人預定」，也要記錄「團隊活動」　80
08應該主動納入行程表的時間　83
09能掌控一日，每月和每年也易如反掌　90
10善用便利貼規畫行程　94

第三章　確實完成大量工作的「待辦事項表」使用法

01待辦事項表要一日完結　100
02日拋待辦事項表的表現法　105
03應該何時製作待辦事項表？　111
04待辦事項的優先順序設定法　117
05準備間隔時間待辦事項表　120
06準備工作優先順序表　125
07準備目的別待辦事項表　128
08準備聯絡專用待辦事項表　133
09準備玩樂待辦事項表　136

第四章　迅速激發大量靈感的「備忘錄」紀錄法

01「備忘錄」本質上是溝通工具　142
02寫備忘錄切勿一字不漏的抄寫　148
03每週務必檢視備忘錄一次　153
04讓備忘錄成為靈感來源的三種方法　158
05備忘內容應該集中管理　164
06如何決定備忘錄壽命？　168
07讓備忘錄成為「題材簿」的使用法　172
08把自己的觀點加入「題材簿」　176

第五章　萬用手冊效率十倍增的「工具」集

01如何搭配使用萬用手冊和其他工具？　182
02多多利用手機記事　186
03手機記事最好殘缺不全　189
04萬用手冊＋鬧鈴，徹底杜絕時間浪費　194
05用名片代替通訊錄　198
06利用筆記本、透明檔案夾把所有東西視覺化　201

後記　萬用手冊工作術的終極目標──不受限於萬用手冊　206

前言

正確使用萬用手冊，任何人都能提升十倍工作效率

你可以用比以前快十倍的速度，完成比目前的量更多的工作。
一聽見這句話，許多人肯定會認為「那是不可能的」「我絕對辦不到」。
可是，如果有方法可以將這個不可能化為可能的話呢？

　　本書要向各位介紹的某種「工具」，就能幫你解決關於：工作太多、每天手忙腳亂、感到忙碌卻缺乏成就感等等一切煩惱。

　　你或許會反駁：「我的工作量太大，任何方法都沒有效果。」但事實真是如此嗎？請仔細回想自身情況，並回答以下問題。

．你工作前有沒有規畫每日行程表的習慣？
．你有沒有使用待辦事項表（to-do list）？
．對於「間隔時間」，你有沒有安排特定工作？
．對於每週的工作，你有沒有設定優先順序？
．對於完成度八成即可的工作，你是否花費必要以上的時間？
．你是否確實掌握自己的「黃金時段」？
．你有沒有對小工作定下完成期限？

　　只要你有一題的答案是否定的，就得小心了。

　　你絕對不是「工作量太大」，問題在於你工作的「執行方法」和「規畫方式」。

　　你絕對有提升工作效率的潛力。

　　如果你的答案統統是肯定的，或許真的可以考慮減少工作量。

　　話雖如此，你目前採用的方法說不定還有改進的空間，不妨先閱讀本書內容，想想能否改善現行方法。

　　我再重申一次，任何人都能提升工作效率。

　　不過，我要說的不是「單純提升作業速度」的技巧。

　　假設你成功加快了「作業」的速度。

　　歸檔的速度、輸入的速度、閱讀文件的速度、移動的速度……可是，只是如此的話，你終究還是手忙腳亂，被工作擺布的窘況依然不變。

　　這是為什麼呢？

　　假設你成功加快了作業的速度，工作比以前更快結束。到此為止都很順利，但問題是多出來的時間也不可能在發呆中度過，新工作於是填補進來。

　　結果，你到頭來還是一樣手忙腳亂。

　　所以，速度再如何加快都無濟於事。工作成績也許比以前亮眼，可是遠遠不及本書「提升十倍工作效率」的終極目標。

　　就算有可能十秒跑完一百公尺，要兩秒跑完終究是不可能的任務。

　　同樣的道理，作業速度再快，仍舊有其極限。

　　是故，單純「提升作業速度」，並非提升工作效率的主要手法。

　　其實還有其他方法，讓我們無須勉強，就能在短時間完成工作。

　　而該方法所使用的工具就是「萬用手冊」。不過，本書所要傳授的不止是如何規畫行程。

　　本法並非單純的時間管理術，更重要的是要教你如何掌握：目的意識、問題意識以及整體發展等。此外，它不能停留在大腦思考，必須加以「視覺化」。

　　那麼，接下來就容我向各位介紹，如何利用「萬用手冊」讓工作快轉十倍速。

二○○八年二月
松本幸夫