最強CAPD法則：14天行動計畫，徹底改變工作效率

推薦序
●這是一本會逼死你自己的書！　──職場作家│黃大米
●一本書開始的美好人生　──一書一觀點創辦人│許維真（梅塔Meta）

前言──你是上班族，還是上班奴？
●14天後，你能讓工作變得不一樣──不再是為公司而活，而是為自己而活！
●想賺大錢、想逃離慣老闆……現在的你應該立刻做這些事！
●結果，立刻去做的人得到一切
●總是白忙一場的人，不是「做事沒章法」就是「只會嘴砲」
●用對「方法」，你不再只是嘴砲、腦砲、魯蛇！
●請你借我14天！──14天的行動計畫，翻轉你的一生

第1天　擁有固定場所與時間──【專注思考】
●創造住家以外的工作空間──身體早就記住，家是拿來休息的
●調整環境，讓你天天專心──因孤獨而專注，因專注而成功
●屬於自己的專用座位──讓身體習慣，來這裡就是要工作
●再忙，也擠得出最重要的30分鐘
●這些事，只需要10分鐘
●別再想了，早晚徹底執行3項例行公事──東學一點、西學一點，不會更有效率！

第2天　全面整頓電腦作業環境──【數位思考①】
●數位社會，你還在用「紙」工作嗎？──紙本整理術、筆記術，落伍了！
●徹底落實「無紙化」！──丟掉記事本和筆記本，數位APP強大又安全
●資料全部上傳到雲端
●筆記、行程、會議紀錄，統統彙整到Google
●資料沒「同步」，等於沒價值
●工作能力強的人，不會浪費時間熟悉新電腦的鍵盤位置和快速鍵
●你是不是該換電腦了？──時間的價值，遠勝過於金錢

第3天　電腦操作、輸入，全部自動化──【數位思考②】
●你是不是常常找不到標點符號、四聲的鍵盤位置？──打字，不僅要練到不看鍵盤，還要夠快
●拜託！你還在用滑鼠嗎？──完美使用快速鍵
●用滑鼠換粗體、加底線，手指都要抽筋
●拉捲軸、選取文字，也要「無鼠自通」
●個人詞庫，至少要有100個以上的單字
●省去大半重複工作的關鍵──不從零開始做起，套用範文、範本
●讓死板的工作術活起來！──不斷檢討、發現新方法

第4天　時間斷捨離──【時薪思考】
●同樣只有24 小時，為什麼別人的成就就是比你多？
●被便利商店偷走的時間？
●去ATM領錢，為什麼非做不可？
●其實，你的皮夾只有囤積雜物的功能……──丟掉錢包，一卡結帳！
●原來，沒有電視的生活更美好!!
●被手機偷走的時間？──開啟「飛航模式」，想像自己在飛機上

第5天　PDCA並不鬼速⁉ 最強「CAPD」法則！──【檢核思考】
●你真的覺得PDCA實用嗎？──顛覆PDCA的「CAPD法則」！
●失敗的PDCA──光是計畫和執行，少了最重要的「檢核」
●成功的人，不會笨到工作都快做完了才開始檢討
●如何反省「自己」？──把自己跟「成功者」「失敗者」擺在一起比較就知道了！
●當你沒同事又沒人脈……就讓書本告訴你！

第6天　腦袋瞬間清晰的「條列式記錄法」──【重點思考】
●1行文書寫邏輯
●條列式記錄，4項以內搞定！
●條列式記錄也要下標！──目標、問題點、改善策略
●你寫信還在用「請盡快……」「麻煩您……」嗎？──善用專有名詞、期限、否定句
●萬用的條列式記錄法
●正視自己的缺點，才能成長
●看見自己的優點，才有前進動力

第7天　製作「不做清單」──【不做思考】
●你還在寫「待辦清單」嗎？就是這個讓你忙不完！
●迅速做完工作的3個條件
●工作效率差的人，其實是笨得認真⁉
●工作量老是超載？──因為你又做了「不該你做」的事
●「不做」什麼，比「做」什麼更重要
●先問哪個重要？再問何時完成？──辨別緩急、排定進度

第8天　單打獨鬥，不如團隊合作──【團體思考】
●以隊友工作為優先，才是最聰明的作戰術
●了解部屬進度、詢問主管意見，都要用「開放式提問」
●不是「非你不可」的工作，就請別人幫忙
●害羞的人，容易吃悶虧！敢開口、不畏縮，同事全都挺你！
●讓部屬都變神隊友的溝通術──記錄團體溝通
●你是不是以為E-mail發出去，工作就交差？──二次溝通，預防失誤
●溝通零失誤的祕訣──「想像」的步驟

第9天　有5成把握，就全力衝刺！──【行動思考】
●看似追求完美，實則拖累效率──走出「完美主義」陰影，用「差不多主義」展現行動力
●永遠不會準備好，做就對了！
●加快工作的關鍵──不考慮不猶豫，做了再說！
●邊做、邊學、邊修正
●回信，不要思考超過10秒、回覆控制在10行

第10天　超高效率資訊蒐集術──【學習思考】
●一流的人，都有閱讀習慣
●閱讀的技術──「想像」與「記錄」
●精準學習，就在於閱讀後的實作與分享──學習量與產出量等比
●在容易分心的空間裡也能專注的學習法──Podcast、YouTube、有聲書
●講座認真聽、做筆記，就真的「學到」了嗎？──會後交流時間，才是學習精華的機會！

第11天　超高效率時間管理術──【目的思考＋果斷思考】
●自律，從排滿行程開始做起
●處於「極限狀態」時，任何誘惑來都不怕！
●「時薪思考」實踐篇！──浪費1小時，就投100塊，1個月後看看你存了多少？
●時薪思考＋目的思考，鍛鍊效率化思維
●再沒意義的工作、再無聊的生活……一旦反轉立場，就能創造新體驗
●你經常猶豫不決嗎？──1秒決定午餐的練習，學會「果斷」

第12天　睡好、睡飽──【生活品質思考①】
●「實力」＝「技能」×「健康狀態」
●趁年輕熬夜、加班、拚工作？──不，你應該睡飽一點！
●你是不是經常加班到快凌晨才開始回E-mail？
●好床墊，是必要的工作投資
●選對寢具，夜夜好眠，工作效率暴增
●失眠，也可能是睡衣惹的禍？

第13天　講究飲食和運動──【生活品質思考②】
●肚子贅肉，一坐就一坨？──工作能力強的人，再忙也會健身和養生
●吃個飯要想半天……──你有食物選擇障礙嗎？
●多吃肉少澱粉
●避免不了的應酬，隔天宿醉痛不欲生？
●漸進式改變飲食習慣

第14天　聰明人的溝通力──【個人品牌思考】
●有特色、有粉絲、有個人品牌，助你贏得好人緣
●如何瞬間爆紅？──（其實很簡單、10分鐘就學會的）魔術表演
●做很少人會的事，你就會看起來很強！
●如何贏得好人緣？──善用美食APP，成為（假的）美食達人
●如何成為眾人讚不絕口的商務人士？
 

前言

　　●14天後，你能讓工作變得不一樣──不再是為公司而活，而是為自己而活！
　　日本政府召開「工作方法改革與實踐會議」，研議如何落實相關計畫，改善工時過長和引進同工同酬制度。

　　這麼做的目的，在於增加工作效率、減少加班、提高生產力。隨著全球化和科技的急速發展，工作方式當然也要大步跟進。

　　但「效率化」只是手段，並非目的。大部分的討論將「增加工作效率」與「提升生產力」當作最後的目標，卻鮮少聚焦於個人該如何改變自己的行為與態度，而這些對我們都非常重要。

　　簡單來講，減少加班時間是手段，真正的目的是將不加班所得到的時間投資在自己身上，完成自己應該做的事。例如，多陪伴家人、再當一次大學新鮮人、學習或研究小時候的興趣等。

　　我必須先說，混淆手段和目的，會讓人在時代的變革中錯失機會。

　　對於改變工作方式和增加工作效率，抱持著被動的態度，覺得「因為大家都這麼說，自己只好跟著改變」，也是很可惜的想法。

　　說得極端一點，你不應為了公司「改變工作方式」，而是為自己「改變工作方式」。

　　●想賺大錢、想逃離慣老闆……現在的你應該立刻做這些事！
　　那麼，哪些是手上拿著這本書的你，真正該做的事？
　　你做的事必須是真正的「目的」。目的模糊不清的話，效率和工作方式的改變，到頭來都只是暫時的。

　　人類的壽命愈來愈長，有人甚至預測未來到了七、八十歲都還不能退休。如果真的是這樣，為了因應這種時代的來臨，更應即早找出真正的目的。
　　
　　假設你現在是三十歲的上班族，每週工作五天，月收入二十五萬日圓（約新臺幣七萬元）※1。

　　天天搭沙丁魚電車上班，從早上九點上工，加班到晚上九點才下班，沒有加薪，也沒有自己的時間，但因為家裡有兩個嗷嗷待哺的小孩，只能咬牙撐下去……即使現在的你正是像這樣被工作追著跑，我想你一定依然保有目標和願望，在心中描繪「理想的未來」：
　　
　　●想換到其他公司，做更有意義的工作。
　　●希望升遷。
　　●闖出一番成績，增加年收入。
　　●希望月收入有一百萬日圓（約新臺幣二十八萬元）。
　　●想用興趣來創業。
　　●想移民。
　　●希望工作時間更有彈性。
　　●想回學校念書。

　　……寫得愈多、愈具體愈好。

　　接下來，在筆記本或隨便一張不要的A4紙背面的正中央，畫一條線，左邊寫下現在的自己，右邊寫下未來的展望，想到什麼就寫。然後，請在右邊的未來展望旁邊加上「時間」，訂下期限。
　　
　　還可以嗎？是不是寫了很多？
　　如果想不出要做什麼，不妨寫下不想做的事：
　　
　　●不想再擠電車！
　　●不想加班！
　　●想逃離慣老闆！
　　
　　……隨便你寫。

　　藉此就能發現，「現在的自己」與「未來的自己、不想變成某種樣子的自己」之間，有哪些差別。你可以透過這個方式　　知道自己該做什麼來填補落差，最後讓真正的目的變得更具體和明確。

　　這個做法很重要的一點是，目的因人而異。
　　我認為重要的事，對你而言不一定重要，我的工作方式也不一定適合你。
　　也就是說，必須依照每個人的希望和需求，認真探索出獨一無二的工作方式。

　　結果，立刻去做的人得到一切
　　首先，沒有行動就永遠沒有答案。
　　增加工作效率、改變工作方式的首要之務，在於「說到做到」。
　　我現在之所以能在各方面有效獲得成果，都是拜行動所賜。
　　高中的時候，我的成績爛到不行，偏差值只有三十五，重考一年才終於考上立命館大學。
　　連眾所公認大學生不可能考取的會計師證照，我也用大學四年就拿到了。

　　我在外商有限責任監察法人Tohmatsu（Deloitte Touche Tohmatsu LLC）工作時，即使每天從早到晚忙得焦頭爛額，還　　是一邊準備創業，最後終於讓事業步入軌道。

　　每個成果都是我下定決心，認真行動開拓而來的。
　　
　　日本有一句話說：
　　「立刻去做的人得到一切。」

　　就算現在的我比各位有才能，那也不是因為我天生能力強。從我大學重考一年來看，你就知道我原本的資質很差。

　　但正因為知道自己資質差，我比誰都認真追求效率，不斷採取立即的行動並檢討、改進。我更長期投入研究如何在最短期間內創造成果，這麼說一點都不浮誇。

　　覺得第一步很沉重，所以始終跨不出去的話，最後只會虛度光陰。感到迷惘時，不管三七二十一做就對了的決心，其實相當重要。

　　總是白忙一場的人，不是「做事沒章法」就是「只會嘴砲」
　　你可能會認為，這樣講是沒錯啦，但自己又不是特別優秀，做了也不一定順心如意。
　　不過，就我的觀察，做事不順利或沒有收穫的人，原因不外乎以下兩種：

　　●光說不練
　　●做事方法錯誤

　　也就是說，他們要不是空談，就是方法錯誤。
　　例如，「希望自己可以流暢地上臺報告，卻總是失敗」的人，要不是根本沒練習如何面對眾人演講，就是表達方式錯誤。

　　同樣的，想要迅速做完工作，立刻看到成果，卻事與願違，就表示自己沒有實際行動，或者根本做錯了。
　　而且，我們通常以為成功的人天生資優，能力和自己天壤地別，這種想法也完全不對。

　　說實在的，我以前也認為天賦本來就有所差異，勉強不來；但實際上，就算是工作速度快的人，能力也和其他人相差不多。

　　只不過這些人的行動比別人快且多，失敗後不斷檢討改進，努力做好準備，所以才能壓倒性地贏過他人。

　　用對「方法」，你不再只是嘴砲、腦砲、魯蛇！
　　首先，請你先確認自己是不是屬於「光說不練」的類型，也就是檢視目前的工作方法是否有效率。如果你根本沒有作為，先動起來就對了，這是絕對不能少的首要步驟。

　　而且，應該摒棄「做與不做」的標準，以「做或立刻做」的思維判斷自己的狀態。
　　而火速行動後，當然可能一帆風順，也可能遭遇挫折。無論如何，請一定要分析失敗或成功的因素。

　　我有五成把握時，就會開始衝刺，但過程中一定會持續檢討，歸結出成功的原因，改進失敗的原因，減少走冤枉路，這就是第二個步驟。

　　最後，把整體行動標準化，翻轉自己的思維和行動，讓自己可以輕鬆獲得想要的成果。
　　每個人經歷的過程都一樣，不需要任何特殊能力。
　　反過來講，如果已經努力到一定的程度，卻還是一場空，請檢討是否是「方法錯誤」。

　　本書中，除了直接運用在工作上的有效方法之外，也會詳細介紹如何做好工作前的準備和調整身心狀態。
　　很多人只求工作當下能做出成績，但事前準備不足的話，當然也會拖慢工作速度。

　　例如，如果你熟悉快速鍵、建立個人詞庫、不看鍵盤打字……每天都能省去二到三小時的工作時間；然而如果沒有做好這些準備，再怎麼努力，效率還是差。

　　相反的，就算你擁有超高的電腦技能，可迅速完成工作，但睡眠不足導致身體狀況不佳，就無法如願發揮實力。

　　總之，用錯的方法做事，不可能會有好結果，因此，請改變自己的想法和做法。

　　請你借我14天！
　　──14天的行動計畫，翻轉你的一生
　　本書最前面的第一天到第四天，將具體介紹如何優化工作環境。
　　尤其電腦是工作的必備工具，只要調整出屬於自己的最佳作業環境，工作效率一定會明顯提升。

　　另外，晨間和晚間的活動，對於提升工作效率特別重要，我在第一天的內容中也會做相關說明。任何上班族只要落實這些方法，都能有很棒的效果。
　　
　　之後第五天到第十一天，是讓實際工作過程更有效率的技巧。不過，這些提升效率的方法跳脫了一般常識，是我本身所　用的「超效率」技巧。

　　例如，以「CAPD」取代P（計畫）、D（執行）、C（檢核）、A（改善），從「檢核」開始進行管理循環、用一行字記錄　　檢核結果，以及製作「不做清單」（not to-do list）取代待辦清單等。上班族最重視的資料蒐集和時間管理，其實也可以用最有效且最快的方法完成。

　　我完全不藏私地傾囊相授，請立刻翻轉自己的思維，用最短的時間創造最大的成果。
　　
　　最後是大多數上班族不太注重的身心健康。我將透過第十二天到第十四天，告訴你如何強化健康的身心狀態，這才是工作的基礎。

　　就算工作技巧再強，沒有健康的身心，以鞏固自己的根基，也無法全面發揮實力。最終造成工作效率差異的，其實是這個部分。
　　
　　用十四天學會這些方法並落實，二週後就能探索出一條路，實現理想中的自己。先不用勉強自己，從做得到的部分做起。任何人只要一點一滴逐漸改變，都可以促進工作效率。

　　學會所有方法，等於掌握了比別人更迅速成功的模式。而且，具備這些能力可以翻轉你的一生！
　　所以，請從現在就展開行動。與其空想，不如現在立刻閱讀本書，比其他人早一步立刻實踐書裡的方法。
　　
　　努力的辛苦是短暫的，努力的成果卻會跟著你一輩子。
　　從這一刻起，請利用十四天的時間，創造豐碩且有價值的未來。

　　※1日本新鮮人起薪平均二十萬日圓（約新臺幣五萬六千元）左右，是臺灣的二到三倍，然而開銷也是臺灣的二到三倍，因此這樣的月薪相較於在臺灣領28K。

　　※2立命館大學：本部位於京都，是關西四大私立名校之一；其他三所是關西學院大學、關西大學、同志社大學。

　　※3有限責任監察法人Tohmatsu（Deloitte Touche Tohmatsu LLC）：原為會計師等松農夫藏於二戰後成立的會計事務所，後被國際會計師事務所德勤（Deloitte Touche Tohmatsu Limited, DTTL）收購，成為集團會員之一，而等松（Tohmatsu）這個姓氏也放入該集團名之中。監察法人Tohmatsu負責為各企業提供審計、稅務、企業管理、財務諮詢等服務，為日本最大會計事務所。