前言
會議中有五成閒聊,也能得出最好的結論
「為什麼閒聊占了這麼大的比例?」
「為什麼沒有議程?」
「和我目前為止參加過的會議截然不同啊……」
從其他企業轉職過來的員工,首次參加博報堂的討論磋商會時,似乎很多人都會有像這樣的疑問。
在博報堂會議室開過會的外部人員,也常常很訝異:「這還是我頭一回在開會時,聽見這麼多從其他會議室傳來的笑聲呢!」
根據東京大學教育學研究所的調查,清楚顯示了博報堂的討論磋商會之特徵。
二○○九年,岡田猛教授的研究團隊以「博報堂的創意生成能力研究」為題目,參與了十次博報堂的會議,並將開會情形用攝影機記錄下來,然後加以分析。
於是,數週後完成了名為〈博報堂脫軌的「閒談力」與跨部門的「越境力」,產生了強大創意〉之報告書,裡面記載著以下內容。
博報堂的開會磋商,有五○%是由閒聊所構成。
我們開會時總是天南地北地閒聊,這是博報堂員工們廣泛認知的事實。然而,主持研究的岡田教授對這個調查結果卻難掩驚訝。
的確,通常開會磋商時,為了提高生產性都會對效率有所要求,因此開會時花一半的時間在閒聊,或許是令人難以置信的事。
為什麼我們會用一半的時間在閒聊呢?
當然,博報堂的員工並不是為了打混摸魚而聊天。
在會議中,有一半時間花在閒聊上,乃是有其目的。
博報堂在開會時的對話,其實是有一套「架構」的。閒談就是從這個架構中產生,但是在不知其所以然的第三者眼中,看到博報堂的會議一直閒聊,或許就認為這相當「特殊」。
全體員工都學得一身「不外傳」的開會磋商術
雖然博報堂的開會磋商大幅偏離一般形式,但是並沒有所謂的內部研修課程來指導員工該怎麼做。
每一位員工都是實際體驗過博報堂會議,看著周遭前輩們的姿態慢慢學習,然後不斷地傳承下去。
因此,這種開會磋商術的訣竅或知識,在員工之間一直是共享的默契知識(基於經驗或直覺得到的知識),並沒有明文規定。
於是,博報堂的員工為了讓這種開會磋商術,能夠更加發展、更靈活運用,便在二○○七年成立企劃小組,將開會磋商術的默契知識加以體系化。
本書便是以此為基礎,加上聽取各部門員工意見,包括創意部、業務部、行銷部、諮商部、人事部、會計部、法務部等部門,綜合這些資料才完成。
書裡面有可以立即運用的「厲害」點子,以及一些「了不起」的堅持,相信讀者們將訝異「原來開個會需要做到這樣」。
關於博報堂的腦力激盪術,我們希望能透過書中介紹,讓讀者們產生真實感。
現在有許多公司正為了提高會議或討論磋商的生產性,而不斷努力著,像是「會議中的討論都不熱絡」、「員工不太會發想點子或說出意見……」該怎麼做才能解決這些問題呢?希望本書多少能帶給你一點啟示。
博報堂品牌創新設計局