外商投資銀行最高效資料製作術：1步驟1秒鐘！66招提案秒過、訂單成交、征服人心的Excel與PPT技法

前言

PART 1　從零基礎到高階班都必備的Excel基本功！【一張表格就秒懂的技法】
RULE 01　列高也有黃金準則——統一設為「18」
RULE 02　只用橫線！絕不用直線！
RULE 03　作業完後的第一件事——消除灰色格線
RULE 04　字型設定為Arial，走休閒風用Meiryo
RULE 05　文字靠左對齊，數字靠右對齊
RULE 06　人數、金額……把單位抓出來，排成一行
RULE 07　既有數字用藍色，公式計算的數字用黑色
RULE 08　背景使用淺色，表格層次分明
RULE 09　以條紋為背景，表格更易讀
RULE 10　項目多，就放在縱軸
RULE 11　過長的句子，一定要換行
RULE 12　工作表的順序，要配合計算的順序
RULE 13　想強調項目，只需要兩條線！
RULE 14　複製貼上①只複製數字——「貼上值」
RULE 15　複製貼上②只複製格式——「貼上格式」
RULE 16　複製貼上③只複製公式——「貼上公式」
RULE 17　複製貼上④減少數字位數——「貼上除法」
RULE 18　複製貼上⑤反轉縱軸與橫軸──「轉置」

PART 2　一流商務人士必備的視覺化溝通術！【一張圖示瞬間吸睛的技法】
RULE 19　到底想表達什麼……一開始就講清楚
RULE 20　圖形採極簡主義，只留下要點
RULE 21　折線圖以橘色為主色
RULE 22　輔助色使用冷色或單色
RULE 23　圖例刪掉！項目名稱放在線的右方
RULE 24　單位要放在縱軸左上方
RULE 25　項目名稱①合併重複的標記
RULE 26　項目名稱②橫軸項目名稱要換行
RULE 27　刻度線①圖形的刻度線，3～4條最剛好
RULE 28　刻度線②邊界線設為250、500、1000
RULE 29　利用折線圖，強調業績巨幅成長
RULE 30　善用直條圖，巧妙隱藏競爭差距
RULE 31　運用虛線，強調未來展望
RULE 32　利用圓形圖，強調高市占率
RULE 33　處理微小差距，不能用圓形圖
RULE 34　運用堆疊直條圖，說明成長主要因素
RULE 35　活用百分比堆疊直條圖，說明業界市占率的變遷
RULE 36　善用區域圖，表現大趨勢變化
RULE 37　項目數多時，改用橫條圖

PART 3　愈高明的提案愈簡單！【一頁PPT當場打動人心的技法】
RULE 38　結構①結構分為4大部分
RULE 39　結構②摘要——一開始就點出結論
RULE 40　結構③重複插入目次
RULE 41　結構④主體資料，1頁1訊息
RULE 42　結構⑤準備大量補充資料
RULE 43　背景色彩①決定基本色與重點色
RULE 44　背景色彩②統一套用灰色背景
RULE 45　字型①大小，設定為18、24、30！
RULE 46　字型②重點數字要大「1號」
RULE 47　字型③用顏色加強數字的衝擊力
RULE 48　字型④項目名稱，絕不用黑色！
RULE 49　圖案①加上箭號，強調成長
RULE 50　圖案②把重要亮點圈起來
RULE 51　圖案③用圖案，還不如用文字方塊
RULE 52　圖案④左右、高度一定要確實對齊
RULE 53　圖案⑤利用格線檢視項目橫幅是否對齊
RULE 54　圖案⑥運用「大小及位置」讓資料一致
RULE 55　圖案⑦圖案間隔一律相等
RULE 56　文章①句子集中在同一行內
RULE 57　文章②斷句的地方一定要換行
RULE 58　文章③中文字可用直書
RULE 59　文章④行距1.5行，最易讀
RULE 60　文章⑤運用灰色線區分段落
RULE 61　文章⑥備註事項，特意放在不顯眼的地方
RULE 62　Excel插入①用「圖片」的方式貼上圖形
RULE 63　Excel插入②圖片維持原本的長寬比
RULE 64　善用照片，加深印象
RULE 65　活用Tab鍵，排列文字
RULE 66　利用商標或星號，引人注意

應用篇　加速資料製作的9個技巧
TECHNIQUE 1　快速鍵①用Alt鍵對齊圖案
TECHNIQUE 2　快速鍵②利用F4鍵，重複作業
TECHNIQUE 3　運用「刷子圖示」，複製格式
TECHNIQUE 4　縮放圖像，做細部修正
TECHNIQUE 5　利用「取代」，一口氣統一標記
TECHNIQUE 6　善用白板或手機拍照功能，做好萬全準備
TECHNIQUE 7　請上司幫忙修改簡報時，用A3紙列印
TECHNIQUE 8　簡報分發資料，兩張幻燈片印在一張紙上
TECHNIQUE 9　把資料的參照來源，放在文件夾
 

前言

　　大部分的人都不知道摩根士丹利（Morgan Stanley）、高盛（Goldman Sachs）這些外商投資銀行在做什麼。新聞報導中，常見到數千億甚至數兆日圓規模的企業併購（M＆A），投資銀行的工作，就是為這類案子提供諮詢與資金調度。

　　這類諮詢業務通常以簡報的方式進行，而簡報大都是用Excel與PowerPoint製作資料。

　　因此，投資銀行對資料製作非常講究。超過一百頁的資料中，包含大量表格、圖形（graph），當然，絕不容許計算出錯！提案資料還要特別注意配色，這影響到能否獲取顧客的信任。投資銀行員（banker）一天中花費相當長的時間使用Excel與PowerPoint製作資料，製作速度與品質更超過其他業界。

　　我大學畢業後就進入摩根士丹利證券公司。任職三年內，每天從早到晚都在利用Excel與PowerPoint製作資料，前輩更教會我迅速且正確製作資料的扎實功力。

　　之後我轉戰網路業，發現多數人都習慣用「只有自己才看得懂」的方式製作資料，結果工作效率差，又容易出錯。你一定也遇過以下情況：

　　‧製作方式太隨興，做出的Excel表格令人不忍卒睹……

　　‧圖形看不出到底要表達什麼？

　　‧PowerPoint用色過多，讓人眼花撩亂，看都不想看……

　　‧製作資料的過程中，毫無考慮工作效率，浪費許多時間！

　　在投資銀行界，製作資料有明確的「鐵則」。若能遵循這些鐵則，就能以最高效的方式製作資料，而且資料內容絕不出錯。

　　為了推廣這些鐵則，我從2013年開始，在平常日晚上和週末舉辦「用Excel學商業模擬（business simulation）」講座，參加者一年超過三千人。不只在東京，還在大阪、名古屋、福岡、仙台、札幌，甚至在新加坡、臺北舉辦。

　　在舉辦講座的過程中，有參加者向他們公司的人事單位這麼建議：

　　「我們一定要在公司內部推廣這套方法！」

　　於是許多企業開始委託我開設進修課程，其中不乏許多知名企業，包括顧問公司、大型綜合貿易公司、廣告公司、通訊公司等。我發現愈優秀的職場工作者，愈希望製作出高品質的資料。

　　為了讓更多人知道投資銀行製作資料的技法與規則，我在2015年2月，出版了《外商投資銀行超強Excel製作術：不只教你Excel技巧，學會用數字思考、表達、說服，做出最好的商業決策！》（中文繁體版為時報出版），一週就登上亞馬遜綜合類與商務經濟類書籍排行榜第一名，引發2015年Excel書籍的出版風潮。

　　該書特別針對Excel，說明（1）何謂清楚易讀的Excel、（2）避免計算錯誤的祕訣、（3）快速鍵。

　　在上述書籍出版後，我收到許多讀者來函，其中最多人要求的是以下幾點：

　　「除了Excel的表格，也想了解如何製作圖形！」

　　「希望能說明PowerPoint的技巧！」

　　為因應這些要求，就產生了這第二本書《外商投資銀行最高效資料製作術：1步驟1秒鐘！66招提案秒過、訂單成交、征服人心的Excel與PPT技法》。

　　本書由四個部分構成，並包含三種資料製作術：

　　Part1　一張表格就秒懂的技法

　　Part2　一張圖示瞬間吸睛的技法

　　Part3　一頁PPT當場打動人心的技法

　　應用篇　加快資料製作速度的技巧

　　本書次序安排

　　Part1　Excel表格　讓數據資料一目瞭然

　　Part2　Excel圖形　關鍵數字替你說故事

　　Part3　PowerPoint　活用資訊，兼具質感與說服力

　　應用篇　PowerPoint　工作效率翻倍術

　　這本「資料製作技法大全」，希望各公司、工作團隊都能共享，並徹底實行。

　　同時也由衷期待，能讓大家覺得「資料變得容易理解」「團隊溝通變得更順暢」。

　　另外，本書適用Microsoft系統的電腦，說明的版本是Microsoft®Excel®2013與Microsoft®PowerPoint®2013。Mac系統的使用方法會有差異，請讀者注意。