成功人士這樣整理辦公桌：恰到好處的亂，工作當場完成一半
成功人士這樣整理辦公桌：恰到好處的亂，工作當場完成一半
工作能力強的人，一早走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘，
明確知道今天該做什麼事、也很清楚優先順序。
你能嗎？
請問，你目前的辦公桌：
‧ 能以電話遙控同事取用你座位上的重要文件嗎？
‧ 下班時，桌面淨空如飛機跑道，隔天上班卻能一秒鐘進入狀況？
‧ 電腦的桌面捷徑超過兩行嗎？不常用的重要數位檔案能一分鐘內找到嗎？
‧ 最下層的抽屜，是否用來立列文件？
除了捨、活、續之外，
你更要運用「恰到好處的亂」，才會好拿、好找，
讓你隨時進入狀況，效率發揮到極致。
本書作者壺阪龍哉被推崇為日本「辦公室整理術始祖」，
他指導企業員工「辦公室效率革命」經驗超過30年。
他表示，光看一個人的辦公桌，就能判斷他的工作能力。
而那些成功人士又是如何整理桌子的？
◎整理是為了效率，整頓不是為了整齊。
整理是「丟掉」不要的東西，
「整頓」是「為了好拿而排列順序」以及「為了好找而貼上標籤」。
整理、整頓是為了提升工作效率，你應該先整理再整頓。
◎文件「站」起來，工作效率才會高。
能力強的人，重要文件不會只有自己知道放在哪裡。
立列之後，看一眼標籤就知道文件在哪裡。
這麼做不但方便自己找、也方便其他同事找，不浪費任何人的時間。
◎ 充分利用「六三一法則」。
不要只整理占桌面60%的文件，更把剩下的30％的物品和10％的書籍，
也加入整理、整頓的項目之中。
◎ 對付「捨不得丟」的心態，只需60秒。
高效率的人有兩個做決定的祕密武器：
（1）丟東西不用未來式思考（總有一天會派上用場），
而是用過去式思考（過去幾個月有用上嗎？）。
（2）放進猶豫箱，三個月都沒用到就丟掉。
◎ 桌上一定有這三樣東西：
能夠一覽年度預定事項的年曆卡、手帳、工作便條。
這三樣東西能幫你一你走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘，
已經明確知道今天該做什麼事。
◎ 他們，一定準備好提升效率的7大道具：
訂書機、便利貼、螢光筆、長尾夾、B6便條紙、透明文件夾、彩色標籤——
你一定幾乎都有，但能力強的人怎麼使用這些道具？
◎電腦桌面是另一張辦公桌，如何整理，也是評估工作能力的重要依據。
你能把桌面圖示，控制在兩列以內嗎？
收件匣的信件，如何在一分鐘內處理完畢？
不懂得方法，上班時間就會被信件占據。
除了以上幾個方法，壺阪龍哉還教你使用「回憶檔案夾」、
「最下層抽屜」、「關鍵字點讀法」來幫你提升效率。
整理辦公桌就是整理腦袋！
所以，請改變你的辦公桌——從恰到好處的亂開始做起。
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拾木文具創辦人及手帳達人／MUKI
《經理人月刊》總編輯／齊立文
