為什麼一流主管都用跨頁週間行事曆？：做主管，行事曆要像指揮塔，讓團隊領導事半功倍

推薦序  學習優秀主管的工作習慣及思維模式  鄭緯筌
前言  新時代主管的工作革命，就在傳統類比工具中！

第一章    擺脫瞎忙、提升團隊績效的「混合工具管理術」
新手主管第一步：改變工具的「使用方式」
跨入要讓「所有人皆理解」的管理階層
微軟執行長讓員工心服口服的最大理由
好主管懂得資訊不只能「傳」，還能「達」
別用電子郵件傳達「口頭難以說明的事」
優秀的主管，必須追求工作「效果」

第二章  行事曆手冊是卓越工作成效的「指揮塔」
活用傳統及數位行事曆
公開行事曆，讓員工心甘情願「聽你的」
以「一週跨頁法」俯瞰工作內容
部屬的工作行程更應該寫進行事曆
不懂「交辦事項表」，你就自己做到死！
用「一年」預定團隊工作計畫表
用便利貼「加料」，輔助你的「管理腦」
以「數位方式」建管預定計畫表
好主管懂得「預約自己的祕密會議」
將行程謄寫在傳統行事曆上，等於整理腦中想法
只要一張A4紙，就能達成五週的多工管理
讓「組織圖」幫你找到工作助力

第三章  提振士氣，讓「溝通」更順暢的筆記技巧
以手寫方式為文件「注入生命力」
「數字背後的故事」是士氣的關鍵
從管理觀點出發，善用「便利貼」對話
用A4回收紙製作摘要，提高傳達力
以「傳閱板」打造團隊力
讓部下更加積極的「五分鐘情報分享」
與部下面談時，徹底做好「書面紀錄」
辦公桌前的「提高向心力的布告欄」
以「預定行程白板」抓住談話機會

第四章  策略發想、釋放壓力，協助忙碌主管的絕佳工具
「白板」是最適合策略發想的工具
為什麼執行主管需要寫「腳本」？
讓資訊易懂的「塊狀化」筆記術
執行主管也應該管理「自我情緒」
「行事曆手冊」是最強的情緒管理工具
待辦清單的小小儀式，幫助安定情緒
「釋放情感」的憤怒控制療法
能運用在工作和生活中的「目標達成術」

結語  優化你的管理技巧與心態

附錄  成為優秀執行主管的實用範本
格式1  跨頁週間行事曆手冊
格式2  年間活動筆記
格式3  五週的行事曆表格

專欄
執行主管設定待辦清單的八大訣竅
為什麼手寫的效果如此好？
便利貼是專屬於某人的訊息
根據「價值鏈」建立白板上的架構

前言

新時代主管的工作革命，就在傳統類比工具中！

　　●主管困境――數不清的會議、雜事及善後

　　某天凌晨三點，我收到一封電子郵件。那是一位剛當上部長的A先生寄來的，郵件標題是「想請教您一件事」。

　　我心想這麼晚了究竟是有什麼要緊事呢？打開郵件一看，裡面寫著他當上主管職後面臨的兩難。

　　「當上部長三個月了，每天都和做不完的工作搏鬥，累得筋疲力盡。白天被數不清的會議追著跑，還得為部下收拾殘局；到了傍晚才能回到位子上處理自己的電子郵件，整理筆記和堆積如山的文件。好不容易有時間著手自己的工作時，已經是晚上了。

　　原本必須多學習部長該做的工作，卻被日常瑣碎的雜事拖垮，自己也沒有辦法成長，不由得感到著急。

　　當我還是下屬的時候，如果對上司或同事有所不滿，還可以抱怨發洩，但現在成為主管了，只有為別人解決煩惱的分，自己的壓力卻沒有任何宣洩管道。

　　田島小姐，有什麼方法可以脫離這樣的狀況嗎？」
 
　　●傳統類比型工具，新時代的管理使用法

　　執行主管最重要的任務是――團隊成果的最大化！培育部屬，帶領團隊做出一番成績。然而同時身為執行者的自己，也必須兼顧自己手頭執行的工作，達成魚與熊掌兼得的兩全。而為此所需的具體溝通方式，我都統整在2010年初版的拙作《執行主管的教科書》（暫譯）中了。

　　拜各位讀者所賜，這本書現在已經再版，成為許多執行主管都讀過的暢銷書。我也因此在不少為管理職舉辦的研習上，獲得直接與執行主管們交談討論的機會。

　　很多執行主管都曾說過和前文案例中A部長一樣的話，可以歸納出以下內容：

　　1. 不管怎麼做，工作就是做不完。
　　2. 完全沒有自己的時間。
　　3. 始終處於壓力下。

　　許多主管不脫這三種惡性循環。

　　在本書中，我將為各位執行主管們介紹可有效達成以下目標的絕佳方法。

　　▓ 有效活用有限的時間。
　　▓ 整合團隊，帶領部下達到目標。
　　▓ 管理沒完沒了的主管工作。
　　▓ 同時管理自己該做的工作與情緒。

　　過去，擔任日本微軟（MSJ）的業務部長時，無論是帶領的團隊或個人都曾獲得「社長獎」。而當時我用來管理極為忙碌的主管工作與自身工作的工具，其實是最傳統的類比工具。

　　「管理行程用的是傳統行事曆手冊，工作上則同時運用多本筆記本。」

　　每次我這麼說，往往換來「真沒想到」、「真令人意外」的反應。或許在大家的想像中，微軟公司的部長就應該是「使用最新硬體的數位強者」吧。

　　當然，數位工具的便利性同樣幫助我許多。此外，在智慧型手機與平板電腦問世後，數位環境起了天翻地覆的變化，數位硬體也從原本只依靠電腦的時代得到強化，這些好處都是不容反駁的。

　　即使如此，我還是這麼認為——對執行主管而言，行事曆手冊或筆記本這類「傳統類比」工具依然不可或缺。

　　不、正因為是執行主管，所以光靠數位工具絕對不夠。數位工具當然是絕對必要的東西，在這個大前提下，執行主管若想持續拿出工作成果，「光靠數位工具是絕對不夠的」。

　　●混合型工作術，擺脫追趕的工作、提升團隊成效

　　「傳統類比型工作術」之所以對執行主管有效，原因在於，站在主管的角度時，傳統類比工具能將管理工作提高一到兩個等級。

　　除了使用數位工具「有效率」而「一元化」地處理工作外，若能加上傳統類比方式「深化」及「多元化」的工作內容，就能完成更高層次的混合型工作術。

　　為了達到這個目的，可使用以下用具：

　　▓ A5大小的行事曆手冊。
　　▓ 白紙或筆記本。
　　▓ 白板。
　　▓ 便條紙。

　　站在管理者的立場，徹底善用公司常見的傳統類比文具或備品，可說是工作上重要的「祕密王牌」。

　　執行主管的「工作成績」等同於「團隊成績」，因此執行主管必須管理部屬，整合團隊才行。

　　只要是「中階」主管，就必須負起聯繫手下團隊與頭頂上司的責任。除此之外，與其他部門的橫向聯繫也是重要的工作。身為一位執行主管，工作內容一定是多元化的，而工作上所接觸到的人也是多樣化，如此一來，管理業務就會變得更複雜。

　　在這樣的狀況下，我深深體會到的是「光靠數位工具絕對無法做好管理工作」，這是我個人真實的感覺，亦是結論。

　　為什麼這麼說呢？

　　因為我認為管理工作必須——讓周遭的人動手做，如此一來才能做出成果。這是一份透過傳統類比型工具，在數位資訊中注入生命力的工作，講求的是細心與敏感。

　　為了在這份工作上追求極致，本書將焦點集中在筆記本、行事曆手冊等隨處可見的類比工具上。使用行事曆手冊俯瞰工作，利用會議室白板開一人戰略會議，善用便條紙與部下進行溝通……詳細手法請見書中內容，每一種方法都十分簡單，只要不忘提醒自己行動，立刻就能實踐。

　　一本筆記本或一本行事曆手冊將成為你的指揮塔、你的指導教練、你的諮詢專家。執行主管面對的許多課題與問題，內心懷抱的孤獨與不安甚至是壓力，都能靠這些傳統類比工具獲得解決。

　　已經是傳統類比派的人閱讀本書時，不妨在自己原有的使用方式上，加入從「管理者觀點」出發的念頭；另一方面，打從出生就浸淫在數位環境中的年輕主管們，則不妨站在「提高管理技巧」的觀點來看待這些傳統工具，相信一定能從中發現新的可能性。

　　筆記本、行事曆手冊、便條紙、A4影印紙、白板……這些都是平常未經深思而使用著的工具，但只要改變使用方式，就能自然而然從單純的執行者變成傑出的主管，養成主管該有的工作方式。

　　當你培養出新的行動習慣後，身為執行主管的技能也將淬鍊提升。就結果來說，等於培育了主管職該有的心態。

　　無論工作或人生，深切感受到「自己正在成長」的做法都是一樣的。

　　如果你迫不及待地想脫離「被工作追趕」的狀態，想擁有掌控自己時間與業務的能力，同時想帶領團隊獲得值得誇耀的工作成果時，就快點開始嘗試書中的方法吧！