前言
每個人每天都有非常多的事情要做,為有效管理時間一定要設定優先次序:在日常工作中,有20%的事情可決定80%的成果;目標須與人生、事業的價值觀相互符合,如此才不致浪費力氣;發展專長,從事高價值的活動;無益身心的低價值活動,會腐蝕我們的精力與精神,儘量不要去做;要設定優先順序,將事情依緊急、不緊急以及重要、不重要分為四大類。一般人每天習慣於應付很多緊急且重要的事,但接下來會去做一些看來緊急其實不太重要的事,整天不知在忙什麼。其實最重要的是要去做重要但是看起來不緊急的事,例如讀書、進修等,若你不優先去做,則你人生遠大的目標將不易實現。
設定優先次序,可將事情區分為五類:必須做的事情;應該做的事情;量力而為的事情;可以委託別人去做的事情;應該刪除的工作。最好大部分的時間都在做必做和應該做的事情。
時間應如何運用才最有價值?一個重要的觀念是要做對的事以及重要的事,而不是把事情做完就可!一般人的習慣是不管所做的事情是否正確,只知一味地去做,這樣是不對的。唯有努力去做「對」的事情才會有高產能,要有勇敢的特質,拒絕不重要的事,來者不拒是不好的。
忘掉過去種種,而努力未來。專注於目前有什麼機會上,努力去把握,要有時間的遠景。真正的成功本身是一種態度,亦即要有成功的意念、慾望、決心,每天要有足夠的時間來做重要的事。
組織時間、保持整潔,能夠提升我們的自我價值、自我形象以及自我尊嚴。例如將桌面保持整潔、做完事立即歸檔、做事只經手一次,經手五六次才完成就很浪費時間,盡可能一次就把它做完,凡事若能預作準備,才能有效地掌握時間。
將不用的資料丟掉;將資料轉交給別人去做;重要的事情一定要馬上去做;有使用價值且重要者才歸檔,根據統計約80%~90%的歸檔資料是不會再去用它。若在五分鐘之內無法找到所要的檔案,就是不好的檔案系統,所以每隔一段時間要整理檔案並將不需要的檔案丟掉。
有毅力、耐心地持續工作,直到完成;做完工作,給自己適度的報酬與獎勵;善於利用內在及外在的巔峰時刻;內在巔峰時刻是指利用自己精神最好的時刻來做重要的事情;外在巔峰時刻是指與別人接洽時要掌握別人最有空的時段;善用30%定律:一般人完成工作所需要的時間通常會超出您所預定時間的30%以上;善加規劃能減輕壓力;不要製造藉口,要妥善制訂計劃並將工作完成。