5句話搞定商務Email!：100則電郵範本，隨查即用

．100種商務高頻主題
．100篇擬真Email範文
．100個疑難雜症 Tips
．400個溝通必備句
．546個寫作加分句

　　１前言
　　針對每封郵件主旨提供建議與提醒，在進入實際寫作前，先搞懂 Dos & Don’ts ！

　　２實例範文
　　確認主旨相符後，緊急時即可直接參考運用！　

　　３重要單字 & 句型
　　抓出關鍵單字與基本句型，根據自己的需要加以改寫文章，同時幫助培養寫作力。

　　４佳句便利貼
　　更多相關好用例句一網打盡！各種情境皆能應用！

　　５Q & A──敲定生意的關鍵
　　和外國人做生意，不僅是不同語言的溝通，對方的文化、習慣也該一併了解，簡潔扼要又不失禮的文字才是商場上勝出的關鍵！

　　６附錄
　　末尾特別依「開頭敬稱」、「信尾敬詞」、「起頭句」、「附件」等不同用途，擷選出400個必備好用句，隨查即用！

　　「時間就是金錢！」商務人士首重效率！
　　與客戶往來的電子郵件必須講究迅速、簡潔，
　　廢話不用多說，5句話就得搞定！

　　「商務電子郵件一定要以 Dear 開頭嗎？」
　　「如果不知 email 的收件者是誰的話，郵件開頭該怎麼寫？」
　　「ASAP、BYOB、FYI、XOXO、RSVP……這些縮寫是什麼意思？」

　　本書依照不同主旨，強力收錄100則範文，
　　清楚列出關鍵片語、句型和實用例句讓你舉一反三，
　　並歸納出100個職場工作者在撰寫商務英文Email時，
　　經常感到疑惑或根本沒注意到過的重要細節，
　　以Q & A的方式詳加解說。
　　另外，附錄更精選出400個好用例句，
　　方便依用途迅速找出你需要的句子。

　　想在職場上無往不利，你不能沒有這本書！

作者簡介

Shawn M. Clankie

　　美國南伊利諾大學法語系畢業（B.A.），修畢南伊利諾大學研究所 TEFL 碩士課程（M.A.）、劍橋大學研究所語言學碩士課程（M.Phil.），以及夏威夷大學研究所語言學博士課程（取得 Ph.D. 學位）。曾任夏威夷語言學學會（LSH）會長、北海道國際商務協會（HIBA）會長。現為國立大學法人小樽商科大學語言中心副教授。

　　著作包括《商務人士的英語會話 525 句》、《英語母語人士的常用英語會話句型排行榜》、《會話用英文文法Q&A》、《英語會話句型 600》、《英語說說看 My Life》、《靠單字精通道地英語會話》（以上為語研出版）、《語言與我們的世界》、《英語會話句型 2220》、《日本人眼中不可思議的美國人行為模式》（以上為三修社出版）、《我們的地球與健康》、《無可替代的健康與環境》（以上為成美堂出版）、《A Theory of Genericization on Brand Name Change》（Edwin Mellen Press 出版）。其文章也常見於時代雜誌、The Japan Times、Honolulu Advertiser、Verve 等刊物。URL：www.otaru-uc.ac.jp/~shawn

小林敏彥（Kobayashi Toshihiko）

　　小樽商科大學商學院經營法學課程畢業（大谷良雄研討會：主修國際法）、修畢夏威夷大學 Manoa 分校研究所英語教育研究系課程（MA in ESL）、（同時、依序）取得夏威夷州議會口譯員執照。曾任夏威夷大學日本語講師，現為國立大學法人小樽商科大學商學院研究所教授。

　　為 TESOL 學會、大學英語教育學會（JACET）、電影英語教育學會（ATEM）、時事英語學會（JACES）會員。柔道 2 段、KEG：KOBA English Gym 主辦人。愛好西洋電影與健身。

　　著作包括《新聞英語終極 10,000 字》、《商務人士的英語會話 525 句》、《英語母語人士的常用英語會話句型排行榜》、《會話用英文文法Q&A》、《英語會話句型 600》、《英語說說看 My Life》、《靠單字精通道地英語會話》、《日常生活英語會話的道地說法》（以上為語研出版）、《和洋人老師對話》（大修館書店）、《電影英語教育論》（SCREENPLAY 社）、《無可替代的健康與環境》（成美堂）、《英語會話句型 2220》（三修社）、《英語聽力教材開發的理論與實踐》（小樽商科大學出版會）等。主要論文有《Native and Nonnative Reactions to ESL Compositions》（TESOL Quarterly, vol.26, No.1, Spring 1992）。

職場工作者在撰寫商務英文Email時，經常感到疑惑或根本沒注意到過的重要細節，5句話搞定商務Email整理了100個Email時關鍵FAQ，提供撰寫時避免誤踩地雷，達到溝通效果。

精彩摘文中英對照

FAQ 1
What do we do if we do not know who to send our email message to?
如果不知 email 的收件者是誰的話，該怎麼辦？

Answer：
We have a set phrase in English that we can use for an opening to a message where we don’t know the recipient. It is “To whom it may concern.” “To whom it may concern” tells the reader that the message is for anyone that is relevant. We can use it for email messages, such as requesting information from a company, or when we make first contact. The phrase, however, is sometimes viewed as unprofessional, so it is best to try to find the name of a contact person in the company.

對於不知收件者的 email，有種固定的英文開頭寫法可用，那就是「To whom it may concern」（敬啟者）。這個片語能告知讀信者，這封信是寫給所有相關人士看的，故可應用於向公司索取資料或首度接觸的 email 中。但是這樣的開頭有時會被認為不夠專業，所以最好還是試著找出該公司聯繫人姓名比較理想。

FAQ 2
Do we always have to start an email message with “Dear”?
電子郵件一定要以「Dear」開頭嗎？

Answer：
“Dear” in the opening of an email is not always necessary (Dear Mr. Reynolds, Dear Ms. Adams) in business email messages. It is natural and appropriate simply to use the person’s name (Mr. Reynolds, Ms. Adams). First names should only be used when there is a long-established relationship with the person you are writing to, or if you are co-workers.

撰寫商務 email 時，並不一定要用「Dear」起頭（例如Dear Mr. Reynolds、Dear Ms. Adams）。僅使用對方姓名（如Mr. Reynolds、Ms. Adams）也是很自然並且合宜的。而只有在已與對方建立長久合作關係，或為同事身分時，才可直呼其名（first name）。

FAQ 6
How do I answer an email message if I disagree with someone’s proposal?
如果不同意某人的提案，該如何回覆？

Answer：
In an email message and during meeting in English, it is important to say you disagree. One polite way is to say “I’m afraid I must disagree,” or “I’m sorry but I don’t agree.” The important point, however, is that you give reasons for your position such as “I’m afraid I must disagree because your proposal would cost too much to implement.”

不論是寫英文 email 或在英語會議中，在不同意時明確表達自身立場是很重要的。此時有幾種較有禮貌的說法，例如：「I’m afraid I must disagree.」（對不起，我無法贊同。）或「I’m sorry but I don’t agree.」（很抱歉，但我並不同意）。然而最重要的是，提出你採取此立場之理由，如「I’m afraid I must disagree because your proposal would cost too much to implement.」（由於執行這項提案的成本過高，很抱歉，我無法贊同。）

FAQ 7
What is a form letter?
何謂「form letter」？

Answer：
A form letter is any letter or email message where the same letter or message is sent out to everyone. The letter may have your name at the top, or it may say “To whom it may concern,” or Dear valued customer,” but the content of the letter does not change from person to person. Form letters are viewed by many people as impersonal and not good business practice, but they are sometimes useful during advertising campaigns.

「form letter」是指寄給多位收件者的同內容信件或 email。這種信開頭可能寫著你的姓名，也可能寫著「To whom it may concern」（敬啟者），或「Dear valued customer」（尊貴的顧客），但是內容卻不會因為收件人不同而有所差異。許多人認為 form letter 很沒人情味，並非理想的商業手法，但就廣告活動來說，有時還挺有效的。