推薦序
善用時間，你有更經濟的選擇
時間管理講師 張永錫
還記得一九九五年時，我是一名土木工程師，在一家台日合資的營造廠任職。每天早上，我會列出「今日工作清單」，放在襯衫前的小口袋。
我的工作場域可分為現場及辦公室兩處，核心是巡邏工地及混凝土場、灌漿工程、材料實驗；行政工作則有製作表單（實驗結果、請款）、寫簽呈等。
當然，每天都免不了其他臨時任務的出現，靠著口袋裡的工作清單，讓我在狀況出現時，都能擁有判斷優先順序的準則。這在當時看來似乎已算是管理有方，沒想到在美崎榮一郎先生的《時間經濟學》一書中，我竟又發現許多當年不足之處，若是早看到這本書，我應該會少加很多班。
本書作者認為，工作中有許多重要緊急的事情，卻因為臨時任務太多，無法在期限前完成。他不只提出「以必然有臨時任務為前提，來安排事務的優先順序」，更從生產線對工作的「分割及重組」中獲得啟發，主張我們可以活用相同的概念來因應日常工作，步驟大致如下：
1.將各項工作分割成不同工序
我們應該在一早或一週的某固定時間，把未來即將發生的工作，拆分成一個個可以行動的工序。
2.重組分割後相同的工序
各個工作中的工序，有些是相同的（例如：影印、寫郵件、打電話、訂票、外出、製作表單等），就可以列成同一個清單，批次處理。
3.將零碎時間用來處理相同工序的瑣碎工作
在重要事項（開會、出差等）之間的零碎時間，批次處理瑣碎行動清單。
在撰寫本書序文時，我也用了分割及重組的技巧。
首先，我先詳細閱讀本書兩次，圈點重點。
接著，將所有的關鍵字打字出來，用心智圖整理，列出最重要的五個概念。
最後，每個概念寫上一百五十字，重組成本篇序文。
我自己在書寫拙作《早上最重要的3件事》、《不成功，因為你太快》兩本時間管理書籍時，也是運用同樣的技巧，把整本書的寫作，拆解成一個又一個的段落，一次完成一段，再重組起來。
回想一九九五年還是土木工程師的我，可改進之處就在於：除了列出每天最重要的幾件事之外，還應該常常檢視工作流程，加以分割及重組，利用零碎時間批次處理。
這樣一來，臨時任務出現時，就能立刻對比今天重要事項及行動清單，決定當下該採取的行動，如此運用時間，一定能更高效經濟。
前言
識破理論陷阱，奪回時間主導權
美崎榮一郎
你會拿起這本書，其實就代表：你是一個工作能力很強的人。
因為會煩惱本書的主題「安排優先順序」的人，絕對得同時處理許多工作。
不知該說是幸運還是不幸，工作往往都會集中在工作能力強的人手邊。
如果你負責許多工作，並且因為工作處理不完而覺得「我工作能力真差」的話，那就是你的誤解了。
你不是工作能力差，只是不擅長安排工作的優先順序罷了。
一般商管類書籍所介紹的「安排優先順序的方法」，大多是「緊急度和重要度的矩陣」，也就是「四象限法則」。
將該處理的工作分成「重要且緊急」、「重要但不緊急」、「不重要但緊急」、「不重要也不緊急」四個象限分類，從「重要且緊急」的工作開始處理。
你是否也曾聽過呢？而且應該在面對每天的工作時，想著要從緊急且重要的工作開始處理。
然而，工作還是一樣做不完，每天離開公司的時候，都已經是深夜了。
每天拚命處理接二連三飛來的工作，所以疲勞也無法消除……。
這是為什麼呢？
這點我會在本書的正式篇章中詳細解說，其實，就算照著這個矩陣來安排工作，你也無法順利處理完工作。
你應該也有這樣的經驗吧？
比如你拚命寫著明天就要截止的重要提案書。
結果，主管對你說：「之前一起商談的○○工業的佐藤先生的名片，你能不能馬上給我？」
雖然你在心中臭罵：「那種東西不會自己去找喔……」但還是說著：「請稍等。」然後從名片夾中找出負責人的名片，遞給主管。
從主管的座位回到自己的座位時，這次換成後輩問你：「這份資料是放在哪個檔案夾裡？」
你告訴他：「喔～這個啊，這是在『業務部檔案夾』中的『XX檔案夾』的……。」然後回到座位。
接著，辦公桌上貼著「△△公司的鈴木先生來電。請回電」的便條。你打了電話，發現上星期交貨的商品當中，有一部分是瑕疵品。
所幸△△公司就在開車約二十分鐘能到的地方，所以你馬上從公司裡的倉庫選了代用商品，送過去賠罪。
回到公司之後，再去向商品部提交客訴報告書，等到回過神來，已經是傍晚時分了。
明天要帶去客戶那裡的提案書，只寫了一半。
從這個時候開始，你一股腦兒埋頭努力，好不容易把提案書給寫好了，但看看時鐘，早已超過晚上十點……。
明明知道製作「重要且緊急」的提案書要最優先處理，可是其他工作不斷插隊進來，害得本來該做的工作完全沒有進度。在現實的商場上，這樣的情況很常發生。
撇開向客戶賠罪、交貨不談，以前述的矩陣來思考，像這樣插隊進來的工作，幾乎都屬於「不重要但緊急」、「不重要也不緊急」這兩類。意思就是說，優先順序應該確實比「重要且緊急」的工作低。話雖如此，我們也不能說「那個工作的優先順序很低，我現在不做」吧。
只要最優先處理重要的事情即可──基本原則是這樣沒錯。但是在現實世界中，卻總是會有工作插隊進來。
不僅如此，工作這檔事也不是只要把重要的事處理好就結束了。
經費結算、做報表等例行公事，以及電話應答、郵件回信、查些資料、與公司內的人溝通……。連這些瑣碎的事全都做完，工作才算結束。
事情會不斷從天而降，如果只固執於重要且緊急的工作，就會使得日常庶務停滯，導致工作執行不力的下場。
「即使知道要以重要的工作為優先，不重要的工作還是非做不可」，這就是現實。
既然這樣的話，我們該怎麼辦才好呢？
那就是以有插隊進來的工作、瑣碎的工作為前提，來安排優先順序。
講得更誇張一點：安排優先順序，就是決定「現在該做什麼」。不管重要度或緊急度，在分配的時候，要讓自己能處理完手上所有工作，這樣才能使工作最佳化，獲得工作效率提升的結果。
這種時候，決斷的基準就是「時間的價值」。分配工作要能讓「現在」這個時間的價值最大化。
舉例來說，你早上去公司最先做的工作是什麼？
很多人應該都會回答「看信跟回信」吧？
可是在一大早的時段，頭腦最清楚，電話也不太會響。這麼一想，各位不覺得把時間撥給規劃戰略或撰寫企劃等需要專心思考的工作，價值會更高嗎？
相反的，在吃飽、想睡覺的午餐後時段，即使從事思考的工作，集中力也無法持續，事倍功半。意思就是說，即使把這段時間用在重要的工作上，其價值也不如預期。既然如此，還不如把這段時間分配給不需要集中力的瑣碎工作。
就要像這樣，根據時間和自己所處的環境，調整應做工作的優先順序。
自己能用於工作的時間資源是有限的。該如何將有限的時間分配給手上的所有工作呢？
讓所有可用的時間都分配著某些工作，並決定何時處理包含瑣碎工作在內的全部工作，這就是終極優先順序安排法。如此想來，想清楚優先順序是很重要的。
聽我這麼說，應該也有很多人會萌生這樣的疑問：「那是理想狀況吧。重要的工作堆積如山，瑣碎的工作一定會推遲到之後才能做啊。」
然而，我說的並不是理想狀況。
實際上，我就是這麼做的。在我還是上班族的時候，我就靠著本書介紹的技術來安排工作順序，實現了中午十二點上班、下午五點下班。
我現在從事的是與商品開發有關的顧問、演講、寫作等各式各樣的工作。在獨立創業之前，我在大型化學廠商「花王」（Kao）負責產品的研究開發等工作。
當時，因為有很多專案同時進行的關係，工作根本做不完。每天趕在末班車的前一刻下班，是家常便飯。
當然，我起初也是從「重要且緊急」的工作開始處理，努力提升效率，想說「就算只能快一點點也好」，可是不管怎麼做，手上的工作仍然沒有減少。
不過，在某次接受公司內業務改善講習的契機下，我認真想著：「得想辦法解決這個狀況才行。」
我試著俯瞰自己的工作之後，發現我的工作之所以會做不完，不是因為經手的專案很多，而是因為被前述的「臨時任務」及例行公事等瑣碎的工作牽著鼻子走的關係。
於是我絞盡腦汁，試圖在時間內做完包含這些工作在內的所有工作，最終想到的，就是本書介紹的安排優先順序的技術。嘗試這個「安排優先順序的方法」的結果，就是工作量沒有改變，我卻漸漸能早點回家了。
而且不可思議的是，我竟然能做出超乎以往的成果（現在想想，應該因為是將適當的工作分配給適當的時間，讓我的集中力提升，帶來好的結果）。
除此之外，公司剛好在這個時候核准了裁量勞動制（類似責任制），於是我實現了中午十二點上班、下午五點下班的生活。
順利安排工作的優先順序，讓工作的進行超乎想像地順利。聽起來或許很誇張，但我受到的震撼與影響，要說是「改變人生」也不為過。
因此，我想透過這本書講述原則、列舉各式各樣的事例，同時思考那些真的很零碎的細節。
當然，安排事物優先順序的方式會因人而異，所以各位也不需要原封不動地模仿本書的事例。只要能活用相同的思路，應該就能得到成果了。
無論在工作上還是私生活，我都希望本書能將對你而言最重要資源──也就是「時間」──成功做到價值最大化！
二〇一七年十二月 美崎榮一郎
